【企業向け】採用面接の日程調整メール｜書き方の基本と例文テンプレート６選
企業の採用プロセスは、応募者にとって企業の第一印象そのものです。
応募者が見ているのは、面接の内容だけではありません。
日程調整メールが情報不足だったり内容が分かりづらかったりすると、面接の日程がなかなか決まらず、再調整が必要になることも。これは応募者に少なからず良くない印象を与えています。
だからといって、文面に悩んでいる暇はありません。そうしている間にも応募者は他社の選考を進めているため、素早く日程調整を進めるスピード感も求められます。
本記事では、企業の採用担当者向けに、日程調整メールの書き方の基本と、コピーしてすぐに使える状況別・例文テンプレートを６つ紹介します。
本記事では日程調整メールのテンプレートをご紹介しますが、メールのベタ書きだけでは解決しない問題もあります。
テンプレートの後に詳しく解説していますので、ぜひ最後までご覧ください。
採用面接の日程調整メールで押さえるべき４つのポイント
日程調整メールの情報が分かりづらい・不足しているという場合、日程調整はスムーズに進まなくなってしまいます。
その結果、面接の日程調整が決まらないだけでなく、応募者から「この会社は段取りが悪い」「この会社で本当に成長できるのか？」と不安に感じられてもおかしくありません。
では、理想的なメールとは何かというと、読みやすく、分かりやすく、１往復のやりとりで日程が確定できるメールです。
応募者にとって必要な情報をシンプルにまとめることで、不要な質問が出ることなくスムーズに日程調整が進みます。
これから解説する４つのポイントを押さえることで、「日程が合わない」以外の原因によって面接が再調整となることをできる限り防ぎましょう。
ポイント１：件名は「選考プロセス」「社名」が一目で分かるようにする
応募者はいくつかの企業の選考を同時並行で進めていることが多いです。
そのため、メールでは件名を見ただけで「どの選考プロセスか」「どの会社からの連絡か」が分かる状態になっていると、応募者がスケジュール管理をする上で親切です。
文字数は、必要な情報を網羅した上で、できるだけ短くまとめましょう。
目安は20文字以内。文字数が多すぎると受信ボックスに表示された件名が省略されてしまい、メーラーや文字サイズの設定によって21～22文字で見切れてしまうため注意して下さい。
分かりやすい件名の例
- 一次面接のご案内｜〇〇株式会社
- 役員面接のご案内｜〇〇株式会社
参考：やり取りの途中で件名は変えるべき？
日程確定メールや日程変更メールなど、やり取りの内容に合わせて件名を変えているパターンを見かけることがあります。
しかし、私たちはメールでのやり取りの途中で件名は変えないことをおすすめしています。
理由としては、件名を変えてしまうと、メーラーはそのメールを同じスレッドとして認識できなくなる場合があるためです。
その結果、直前までのメールを辿ることが困難になり、何の日程調整をしていたのか分からなくなったり、メールを探す手間が発生します。
また、応募者からのメールには、必ずメーラーの「全員返信」で返信し、件名はそのまま変えずに送りましょう。そうすることで、候補日の提示から確定・リマインドまでのやり取りが、応募者の側で一つのスレッドに繋がります。
面接官や採用担当をCCに入れている場合も、「全員返信」なら社内のメンバーがCCから外れません。
例えば一次面接なら、以下のように「〇〇社との一次面接についての返信がきた」と分かれば、件名として適切な役割を果たしています。
Re: 一次面接のご案内｜〇〇株式会社
ポイント２：候補日は３～５件を箇条書きで提示する
候補日が少ないと、応募者の都合が合いづらくなり、それだけ再調整のやり取りも発生しやすくなります。
予定の合わせやすさ・メールとしての見やすさのバランスを考慮すると、３〜５件の候補を提示することが一般的です。
それぞれの候補日には、月日・曜日・開始時刻を揃えて、箇条書きで見やすく記載してください。
記載例
- 〇月〇日（月）10:00〜
- 〇月〇日（水）14:00〜
- 〇月〇日（木）11:00〜
- 〇月〇日（金）15:00〜
ポイント３：離職中・就業中 によって、日程を考慮する（もし可能なら）
面接官の都合にもよりますが、可能であれば、応募者が離職中か就業中かによって送る候補日程を考慮しましょう。
離職中の方であれば、平日の時間帯もフリーなことが多いので、平日の日中でも問題なく面接を受けられる可能性は高いでしょう。
一方で、就業中の応募者は、平日の日中（9時～18時など）はその会社に勤務しています。
そのため、18時以降の候補も出せるのであれば、出してあげた方が親切ですし、応募者の都合も合いやすくなります。
ポイント４：面接形式・所要時間・URLなどを漏れなく記載する
面接の日程だけをメールに記載しても、応募者が知りたい情報としては不足しています。
以下の表にまとめた情報を抜け漏れなく明記することで、応募者にとっての不安要素を減らしておきましょう。
応募者が不安なくリラックスして面接に臨めると、緊張時には見えにくい本来の人柄が伝わりやすくなります。
その結果、応募者の性質を正しく見極め、実りある面接にできる可能性が高まります。
| 記入すべき項目 | 記載例 |
|---|---|
| 面接形式 | オンライン（Zoom）／対面 |
| 所要時間 | 60分程度 |
| URL（オンラインの場合） | 日程確定後にお送りします／確定メールに記載 |
| 場所（対面の場合） | 〇〇ビル３階 受付にて〇〇宛とお伝えください |
| 持ち物 | 履歴書・筆記用具（必要な場合のみ） |
コピーして使える日程調整の例文テンプレート６選
ここまでに解説した４つのポイントを踏まえて、ここからは採用面接で頻繁に発生する６つの場面に対応したテンプレートを紹介します。
オンライン面接／対面面接でそれぞれ必要な情報が異なるため、対面面接用のテンプレートも用意しています。
件名と本文をそのまま使えるように作成していますので、〇〇の部分を自社の情報に差し替えてご活用ください。
各テンプレートの下に、利用する際のポイントも補足しています。
テンプレート①：面接候補日の提示メール
書類選考の通過連絡とあわせて候補日を提示するメールです。
面接形式・所要時間を漏れなく記載することで、応募者とのやり取りを最小限に抑えられます。
一次面接のご案内｜△△株式会社〇〇様
このたびは、△△株式会社の選考にご応募いただきありがとうございます。
書類選考の結果、ぜひ〇〇様と面接のお時間をいただきたく、ご連絡いたしました。
つきましては、下記の候補日からご都合のよい日時をお知らせください。
■候補日（60分程度を予定しております）
・〇月〇日（〇）〇時〜
・〇月〇日（〇）〇時〜
・〇月〇日（〇）〇時〜
■面接形式
オンライン（Zoom）
※日程確定後にURLをお送りします
ご不明な点がありましたら、お気軽にご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。候補日は３〜５件が目安です。２件以下では応募者の都合と合わず再調整になるリスクが高くなります。
また、所要時間と面接場所（対面かオンラインか、対面の場合はその場所）を明記しておくことで、応募者は前後の予定を組みやすくなります。
対面面接の場合
「■面接形式」の部分を以下のように差し替えてください。
■面接形式
対面
■面接場所
△△ビル３階（△△市△△区△△1-2-3）
最寄り駅：△△線 △△駅 徒歩〇分
到着されましたら、３階受付にて「面接で来た」とお伝えください。対面の場合はGoogleマップのURLも添えると、応募者が当日迷わずに済みます。
上記のテンプレートを使えば、採用面接の日程調整に必要なポイントを押さえつつ、効率よく日程調整を進めることができるでしょう。
一方で、メールだけでは解決不可能な問題があることも知っておかなければいけません。
テンプレートを使っても解決しない「日程調整の４大デメリット」
デメリット１：カレンダーが「仮予定」だらけになる
「仮予定」とは、日程調整中のとき、カレンダー上に入れておく仮の予定のこと。仮予定を入れることで、他の予定が入ってこないようブロックできます。
メールで日程調整をする場合に問題になるのが、日程が確定するまで、仮予定をカレンダーに残し続けるしかないということです。
採用面接における「仮予定の問題」
応募者Ａ、応募者Ｂ、応募者Ｃ・・・と増えていくごとに、候補日を打診するたびにカレンダーが仮予定で埋まっていきます。
下記の例でいくと、応募者Ｂ・応募者Ｃの面接日はどんどん後ろ倒しになってしまいます。
そして、いざ面接を迎える頃には応募者の熱量は下がっており、結果として入社意欲が無くなってしまったり、他社に入社を決めてしまった・・・というケースは珍しくありません。
このような日程調整は非効率になり、応募者Ｂ・応募者Ｃの面接日がどんどん後ろ倒しになるため、結果的に十分な面接数をこなすことができなくなります。
さらに、面接が遅れるほど応募者の意欲が冷め、他社の選考も先へ進むため、優秀な人材を逃す可能性も高まってしまうのです。
デメリット２：一度送った候補日を変更しづらい
候補日をメールで提示した後は、応募者から返事がくるまで日程をブロックしておく必要があります。
しかし、返答待ちの間に、どうしても外せない予定が入ってくることがあります。
（例：急な会議が入り、面接官が対応できる日が直近で１日程しかない）
このとき、以下の２つの問題が発生してしまいます。
問題１：候補日程の差し替えについて連絡が必要
「先日お送りした５日程のうち、１つが不可になりました」と応募者に連絡する必要が出てきます。
すでに応募者は、その日程に合わせて予定を調整していたかもしれません。
その日程を取り下げるのは、応募者の手間とストレスを増やしてしまいます。
問題２：ダブルブッキングが発生する
候補日の差し替えを依頼しようとしていた時、ちょうど応募者がその日程を指定してくる場合もあります。
その場合はダブルブッキングになり、謝罪と共に再調整が必要になります。
応募者には混乱を招きますし、手間も増やすことになってしまいます。
上記は２つとも、「一度送った候補日を簡単に変えられない」という原因から起こる問題です。
原因は、「メールに候補日をベタ書きする」という方法そのもの。
日程調整の上手い・下手とは無関係に起こる問題なので、メールに候補日をベタ書きで出している限り、この問題は対処のしようがありません。
デメリット３：手入力によるケアレスミス
例えば、1月9日(金)が正しいのに、1月8日(金)と書いてしまった場合。
メールを受け取った応募者は、「1月8日(木)と1月9日(金)、どちらが正しいのか？」と混乱し、不要なメールの往復が起こります。
曜日間違いや時間の誤入力は、応募者にストレスを与えますし、信頼を失うきっかけになってしまいます。
候補日時をカレンダーから目視で転記し、手動でメール本文に打ち直す以上、このようなケアレスミスは避けられません。
デメリット４：再調整の無限ループが発生
スケジュールが過密な人同士の日程調整には、再調整が付きものです。
「提示した日程が、すでに応募者側では全て埋まっていた」という場面は少なくありません。
特に、面接官を務める現場の責任者や役員は多忙なことが多いです。
応募者が入社に前向きなのに、内定前の最終ステップでなかなか日程が決まらない場合も。
その間に、元々あった熱量は、時間とともに冷めていきます。
このような日程調整の失敗は、日頃から応募者対応にあたる採用担当者には馴染み深い場面です。
手作業でメールに候補日を書き出して日程調整をしている限り、これらのデメリットは常に付きまといます。
そして、これらのデメリットを根本から解決するのが、
日程調整ツール「eeasy（イージー）」です。
eeasyなら日程調整が１往復で完了
eeasy は、東証プライム上場企業など７万社以上に導入されている日程調整ツール。
カレンダーツール（Outlookカレンダー／Googleカレンダー）と連携して、ほぼすべての日程調整を自動化。
多数の特許技術を保有しているeeasyにしかできない日程調整パターンも多数あります。
また、eeasyは業界で唯一、どの機能でも「仮予定」を登録せずに日程調整ができます。カレンダーが仮予定で埋まらないため、より早い日程で面接を設定でき、応募者の意欲が冷めないうちに選考を進められます。
本記事では日程調整メールの例文をご紹介してきましたが、eeasyを使えば、そもそも候補日をメールに書く必要すらありません。
以下のように、URLを送るだけで日程調整が完了します。
一次面接のご案内｜△△株式会社〇〇様
このたびは、△△株式会社へご応募いただきありがとうございます。
書類選考の結果、ぜひ〇〇様と面接のお時間をいただきたく、ご連絡いたしました。
下記URLから、ご都合の良い日程をご指定ください。
https://eeasy.eeasy.jp/sample_interview_online
ご不明な点がありましたら、お気軽にご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。※日程調整のサンプルページに移動します。ご自由にお試し下さい。
採用面接での使い方も柔軟です。
新卒採用など多人数を選考する場合は「予約受付ページ」が最適。
全応募者に同じURLを送るだけで、日程調整から面接官の割り振り、会議室の確保、キャンセル・リスケ時の再調整までが自動で完結します。
少人数だけを選考する場合は、面接官や候補日程を都度変えられる「カスタム調整」が便利です。作業時間は応募者１人あたり20秒〜１分程度で済みます。
導入企業様の成果
自動化・効率化が大きく進みました
新卒採用における面談の辞退率が1%に留まるという成果が得られました。常に数百件の日程調整を並行して行えているのはeeasyを活用しているからこそだと思います！
都度、面接官を自由に選べるので、とても重宝しています！
当社では、応募者の専門領域にマッチした社員を面接官に設定する必要があります。
eeasyは、臨機応変に面接官を指定することができますし、候補日程などの他条件も簡単に指定できるため、とても使い勝手がよく重宝しています。
工数削減だけでなく、離脱率の低下にも繋がりました！
以前は、面接官と応募者の両方から都合の良い日程を収集し、面接官のスケジュール登録と応募者への面接日時の連絡を手作業で行っていました。
導入後は、それらの手間や工数を削減でき、採用担当者の業務ひっ迫を改善できました。
また、応募者に対して、直近の候補日程をより多く提示できるようになったことで面接できる機会を増加させ、応募者の途中離脱を低減できた、という副次効果もありました。
eeasyで、採用の成果をUPさせましょう！
以下のような課題に心当たりはありませんか？
- 応募者の途中離脱・内定辞退が結構ある
- 応募者・面接官との日程調整にかなりの時間を費やしてしまう
- 日程調整に時間を奪われ、その他の業務を行う時間が確保できない
これらはすべて、日程調整の非効率さが招いている問題といっても過言ではありません。
eeasyは、日程調整に関わる多くの工数を削減するだけでなく、応募者の離脱率・辞退率を軽減することができるため、採用活動の成果を向上させることが可能です。
採用担当者の本来の業務は、日程調整に時間を費やすことではありません。採用活動を成功させること（＝より良い人を高確率で採用すること）です。
今まで日程調整に費やしていた時間を、本来注力するべき業務の時間に変えていただき、ぜひ、貴社の採用活動の成果に結び付けていただけたらと思います。
＼ １ヶ月無料で全機能が使えます！ ／
よくある質問
- 面接日程調整メールに返信がない場合はどうすればいいですか？
-
候補日を提示してから３〜４営業日が経過しても返信がない場合は、催促メールを送ります。本文は柔らかい表現を使い、なぜ返信がないのかを問い詰める書き方は避けてください。テンプレート④をそのままご活用いただけます。
- 応募者から「提示された日程がすべて合わない」と連絡があった場合は？
-
「ご都合のよい日時をいくつかお知らせください」と応募者に提案を求める方法と、さらに多くの候補日を再提示する方法の２つがあります。再提示する場合は５件以上の候補を出すと、１回のやり取りで確定しやすくなります。
- オンライン面接のURLはいつ送ればよいですか？
-
確定メールに記載するのが最も確実です。確定時点でURLを発行できるなら、確定メールに含めてください。発行が間に合わない場合は、前日のリマインドメールで送る方法もあります。
- 日程調整ツールを使う場合、応募者にアカウント登録を求める必要がありますか？
-
ツールによって異なります。eeasyの場合は、応募者のアカウント登録が不要で、URLにアクセスして日程を選択するだけで、日程調整が完了します。応募者に余計なステップを求めないため、選考途中の離脱を防ぎやすくなります。
