採用面接における日程調整ツールの選び方：「３つの必須機能」
気づけば、日程調整だけで午前中が終わっていた。
- 面接官のスケジュール確認
- 候補日程の選定
- 会議室の確保
- 応募者への送信⋯そして返信待ち
採用担当者なら、誰もが経験する問題です。
この問題を解決してくれるのが「日程調整ツール」なのですが、実は、日程調整ツールを選ぶ際に注意するべき点があります。
具体的にいうと、ある３つの「必須機能」を満たしているかどうかです。
◆ ３つの必須機能を満たしていないツールは⋯
- 日程調整の工数を、大きく削減できない
- 採用の成果向上に、あまり貢献しない
- 手作業の日程調整が残ってしまう
◆ 逆に、３つの必須機能が揃っていれば⋯
- 日程調整の工数が大幅に削減できる
- 採用の成果にも直結する ・・・ 採用率・内定承諾率の向上
本記事では、これら３つの必須機能をすべて解説します。
ツール選びに迷っているなら必見の内容です。
【前提知識】日程調整ツールに何を期待するか？
多くの採用担当者が日程調整ツールを検討する理由は、「煩雑な日程調整を効率化したいから」です。
それ自体は当然の動機ですが、日程調整がいくら効率化されても、応募者の辞退率が高いまま変わらなかったり、内定を出した応募者に他社を選ばれてしまっては本末転倒です。
採用活動における日程調整ツールの役割は、以下の2つです。
- 日程調整の効率化（最低条件）
- その上で、採用そのものの成果にどこまで貢献できるか？（面接決定率の向上、途中離脱率・辞退率の低減、内定承諾率の向上）
私たちeeasy編集部は、採用活動の成果を上げることが、日程調整ツールを導入する「本当の目的」だと考えています。
採用の成果を上げる日程調整ツールとは？
選考プロセスのスピードが、採用決定率を左右する
選考プロセスのスピードが遅い企業ほど、内定承諾率が下がります。
2025年卒業予定の就活生330名を対象に実施した調査では、就活を終えた学生の53.7%が「１社目に内定を取得した企業」の内定を承諾しています。
２社目の22.1%、３社目の13.6%と比較すると、その差は歴然です。（出典：株式会社Lifedge「就活生の活動実態」に関する調査｜PR TIMES）
この調査結果から、「内定をより早く出すこと」、つまり、選考プロセスを早期化することが、採用活動において非常に重要であることが分かります。
そして、選考が長引く理由の筆頭として「面接日程の調整の難しさ」を挙げています。
調整の難しさを感じる場面の例
- 応募者と面接担当者のスケジュールが合わない（女性・50代）
- 現場との調整に時間がかかる（男性・40代）
- 面接担当者の外出が多いため、面接できる時間が限られる（女性・30代）
- 上位役職者が面接を担当しており、全員のスケジュールが一致する日を早期に組めない（男性・40代）
- 組織が大きく、本社と支社のやりとりに時間がかかる（男性・50代）
この調査結果を見るかぎり、「日程調整」が選考プロセスを遅延させている大きな原因になっていることは間違いないでしょう。
逆に言えば、原因となっている日程調整を自動化・効率化し、選考プロセスを早期化することが、採用活動の成果を大きく向上させることに繋がるのです。
日程調整ツールを選ぶときに着目すべき「３つの必須機能」
必須機能１：「仮予定」を登録しない
まず知っておきたい「仮予定の問題」とは
「仮予定」とは、日程調整中のとき、カレンダー上に入れておく仮の予定のこと。仮予定を入れることで、他の予定が入ってこないようブロックすることができます。
この「仮予定」によって、応募者が増えるほど面接日程が後ろ倒しになる問題が起きます。
仮予定の問題が発生する例
- 応募者Ａさんには、候補日程を３つ提示
- 応募者Ｂさんには、Ａさんに
提示していない日程を３つ提示 - 応募者Ｃさんには、ＡさんＢさんに
提示していない日程を３つ提示
なお、各応募者に提示した日程には、「仮予定」を入れて、他の予定が入ってくることをブロックしておきます。
このように、応募者Ａ→Ｂ→Ｃ→・・・ と日程調整をしていくと、カレンダーが仮予定でどんどん埋まってしまい、後続の応募者の面接日程はどんどん後ろ倒しにされてしまいます。そして、この現象は、同時に日程調整する応募者が多いほど顕著に現れます。
その結果、面接日程が先延ばしになった応募者は、面接日を待つ間に貴社への熱量は冷めてしまったり、選考プロセスの早い他企業の内定に承諾してしまったりするのです。そして、その蓄積が採用失敗に繋がるのです。
仮予定の問題を解決するために、ツールに求めるべき機能とは
あらゆる日程調整において「仮予定」を登録しないツールを選びましょう。
前提として、日程調整ツールには、大きく以下の２つの機能があります。
（１）予約受付型
事前に予約ページを作っておき、そのURLを応募者に送るだけで日程調整できる機能です。
何人とでも同じURLで調整できるため、１対１の面接など、繰り返しパターン化できる日程調整によく使われます。
（２）候補提案型
応募者に送付する「候補日程」や「面接官」を、都度、自由に選んで日程調整できる機能です。
例えば、技術職の採用であれば「面接官＋技術担当」、役員面接であれば「面接官＋役員」など、選考プロセスによって面接官の組み合わせは変わります。
また、役員などは多忙なため、応募者に提示できる候補日は限られるため、候補提案型を使う場面が増えます。
上記の２つの機能は、それぞれ得意とする日程調整のパターンがあります。
日程調整ツールによっては、どちらか一方しか存在しない場合もあります。国内外で広く知られている日程調整ツールには、eeasy、TimeRex、Calendly、Jicoo、Spirなどがあります。
必ず「予約受付型」「候補提案型」の両方が揃っているものを選びましょう。
さらに、ほとんどの日程調整ツールでは、候補提案型の日程調整で「仮予定」を入れてしまう作りになっています。そのため、先ほどの「仮予定の問題」が発生し、応募者の面接日程はどんどん後ろ倒しになってしまうのです。
候補提案型の日程調整でも、仮予定なしで調整できるツールを選びましょう。
まとめると、以下の両方を満たす日程調整ツールを選ぶべきです。
- 予約受付型、候補提案型の両方を備えていること
- 候補提案型の日程調整が、「仮予定」を登録せずにできるようになっていること
必須機能２：「会議室」を自動確保できる
日程は決まったのに、会議室が確保できなかった⋯
面接日程が確定した後、以下のような手間が発生していませんか？
- 確定した日時で会議室が空いているか確認する
- 空いていなければ、応募者に日程の再調整を依頼する（または、社内の他社員から会議室を譲ってもらえるよう調整する）
このような経験は、採用担当者なら一度は経験したことがあるでしょう。
この問題を放置していると、採用担当者は楽にはなりません。
放置していた場合、会議室の予約漏れで面接当日にバタバタしたり、採用繁忙期にはリスケ地獄になってしまうことも珍しくありません。
ただ、会議室の確保を手動で行っている限り、この状況を変えるのは困難です。
会議室問題を解決するために、ツールに求めるべき機能とは
この問題が起きる原因は、明確です。
「面接日程の調整」→「会議室予約」
これら２つの作業を別々に（順番に）進めているからです。
会議室の問題を根本から解消するには、はじめから面接官・会議室の両方が空いている日程だけを候補日程として提示できる機能、および、日程確定と同時に会議室も自動確保できる機能が必要です。
会議室を自動確保できる日程調整ツールであれば、「日程は決まったけど会議室が確保できない」という事態を100％防ぐことができます。
必須機能３：「人事部だけ」ですべてを完結できる
日程調整ツールには、以下の２つのタイプが存在します。
- 全ての面接官が日程調整ツールのユーザーにならないと、
面接の日程調整ができないツール - 人事部だけ が日程調整ツールのユーザーになれば、
面接の日程調整ができる ツール
面接官になる人は、人事部メンバーだけではなく、他部署の部長・マネージャー、役員など、全社に及ぶはず。
つまり、Ａの日程調整ツールの場合は、ツールを導入しても以下のような問題が発生するということです。
- 面接官となる他部署の部長や役員にも、ツールのユーザー登録をお願いしないといけない（実際は操作しないのに）
- 社員の入退社、部門異動、面接官の入れ替えが発生する都度、新たなメンバーにユーザー登録をお願いする必要がある
- ユーザー登録をしてくれない面接官がいる場合、面接の日程調整が進められない
どれも本来やる必要のない作業です。
ただ、ほとんどの日程調整ツールがＡの作りになっているのが実情です。
まとめると、日程調整ツールを選ぶときには、Ｂのツールを選びましょう。人事部だけの操作で、面接の日程調整をすべて完結できるようになります。
「３つの必須機能」を全て備えた唯一の日程調整ツール
- 「仮予定」を登録しない
- 「会議室」を自動確保できる
- 「人事部だけ」ですべてを
完結できる
この３つをすべて満たす日程調整ツールは、eeasy だけです。
eeasyは、それぞれの機能について特許(=独占権)を取得しています。そのため、同等機能を他社が実装することはできません。（※実装していたら特許権侵害にあたります）
| 必須機能 | eeasy | 一般的な日程調整ツール |
|---|---|---|
| １：仮予定を登録しない | ◎ 仮予定を登録しないであらゆる日程調整に対応可能 | △ 都度、候補日程を決められる機能では仮予定を登録してしまう |
| ２：会議室の自動確保 | ◎ 会議室の自動確保が可能 | ✕ 会議室の自動確保ができない |
| ３：人事部だけで完結可能 | ◎ ユーザー登録は人事部だけでOK | ✕ 面接官になる人は、全員、ユーザー登録しないといけない |
導入企業様の成果
自動化・効率化が大きく進みました
新卒採用における面談の辞退率が1%に留まるという成果が得られました。常に数百件の日程調整を並行して行えているのはeeasyを活用しているからこそだと思います！
都度、面接官を自由に選べるので、とても重宝しています！
当社では、応募者の専門領域にマッチした社員を面接官に設定する必要があります。
eeasyは、臨機応変に面接官を指定することができますし、候補日程などの他条件も簡単に指定できるため、とても使い勝手がよく重宝しています。
工数削減だけでなく、離脱率の低下にも繋がりました！
以前は、面接官と応募者の両方から都合の良い日程を収集し、面接官のスケジュール登録と応募者への面接日時の連絡を手作業で行っていました。
導入後は、それらの手間や工数を削減でき、採用担当者の業務ひっ迫を改善できました。
また、応募者に対して、直近の候補日程をより多く提示できるようになったことで面接できる機会を増加させ、応募者の途中離脱を低減できた、という副次効果もありました。
eeasyは、世界が認めた「No.1 日程調整ツール」
eeasyは、世界56万人以上の人事領域の意思決定者が購読する専門メディア『HR Tech Outlook』から、数百名の専門家による審査の結果、評価委員会の満場一致により「アジア太平洋 No.1 日程調整ツール」の称号を受賞しています。
eeasyは、世界540社の中から選ばれた「HRテック企業 世界TOP10」に、日本企業として唯一の選出。さらに、日程調整ツールとしても、世界で唯一の選出を果たしています。
eeasyで、採用の成果をUPさせましょう！
以下のような課題に心当たりはありませんか？
- 応募者の途中離脱・内定辞退が結構ある
- 応募者・面接官との日程調整にかなりの時間を費やしてしまう
- 日程調整に時間を奪われ、その他の業務を行う時間が確保できない
これらはすべて、日程調整の非効率さが招いている問題といっても過言ではありません。
eeasyは、日程調整に関わる多くの工数を削減するだけでなく、応募者の離脱率・辞退率を軽減することができるため、採用活動の成果を向上させることが可能です。
採用担当者の本来の業務は、日程調整に時間を費やすことではありません。採用活動を成功させること（＝より良い人を高確率で採用すること）です。
今まで日程調整に費やしていた時間を、本来注力するべき業務の時間に変えていただき、ぜひ、貴社の採用活動の成果に結び付けていただけたらと思います。
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