商談でダブルブッキングが発生。対応の流れ、謝罪メールの書き方、再発をゼロにする方法を解説【例文あり】

この記事を見ているということは、大事なお客様とのダブルブッキングが発覚して「急いで連絡しなければ⋯」と焦っているのかも知れません。

焦る気持ちは分かります。

ただ、まずは落ち着いて、深呼吸しましょう。

焦ったままメールを書くときに限って、必要事項が抜けたり、意図せず相手を不快にさせたりしてしまうものです。

このような時ほど、落ち着いて１つ１つ、順番に対応していくことが大切です。

本記事では、上記の流れに沿って、ダブルブッキングが発覚したときの対処法について解説。さらに、商談相手に送る謝罪メールのテンプレートもご紹介します。

想定外のダブルブッキングでも迅速に、かつ的確に対応していき、大切なお客様からの信頼を守りましょう。

状況を整理する：メールを書く前に確認すべき２つのこと

確認１：どちらの予定を優先し、どちらを断るか？

ダブルブッキングが発覚したということは、２人（２社）との予定が重複してしまったということ。

つまり、結論としてどちらを優先するかを決めなければいけません。

お客様との予定が、社内の予定（会議など）と重なった場合、基本的にはお客様との予定を優先することが多いです。

（重複した社内予定の内容によって状況は異なるため、上司への確認は忘れずにしましょう）

問題は、Ａ社との商談が、Ｂ社との商談と重なってしまった場合。

原則として、先約が優先となります。

ダブルブッキングにおいて、先に確定した予定のほうが、日程確定からダブルブッキングが発覚した日までに大きな時間が空きます。

その日程をずらして欲しいと言われると、「何を今さら？」という印象が強くなります。

後から確定した日程のほうが、日程確定から謝罪メールまでの時間が短く、お客様も対応しやすい場合が多いです。

例外：後からの予定を優先すべきケース

ただし、どうしても後からの予定を優先しないと、損失が大きい場合もあるでしょう。

上記のようなケースでは、後からの予定を優先すべき場合もあります。

状況によって結論が異なるため、社内で速やかに結論を出しましょう。

確認２：社内に同席者はいないか？

自分１人の予定ならすぐ謝罪メールを書くところですが、社内で他にも同席者がいる場合は、話が変わります。

社内の同席者にも報告し、日程を再調整しなければいけません。

焦っていきなり謝罪メールを送っても、社内確認が後回しになり、日程の再調整が遅れてしまうだけ。

メールを書く前に、社内で確認すべきことを済ませておきましょう。

謝罪と再調整のための連絡

謝罪は電話？それともメール？

メールだけで済ませるか？　電話も入れるか？

基準としては、現時点で商談当日まで何日あるかで判断します。

商談前日、または当日の場合

このような直前の予定変更は、相手がすでに準備を進めている可能性があり、できるだけ早く確実に状況を伝える必要があります。

メールはすぐ確認されないこともあるため、第一報としては電話の方が適しています。

手順としては、まずは電話で謝罪と事情を伝える。その後、認識違いや連絡漏れを防ぐために、必ずメールでも内容を残します。

商談まで２日以上ある場合

原則としては、丁寧なメールだけでも十分です。

元々の商談日まで時間に余裕がある場合は、相手にも日程変更に対応する余裕があります。

メールで謝罪し、事情を説明したうえで、代替候補日を提示すれば、通常は失礼にはあたりません。

ただし、相手との関係性や相手先の慣習によっては、メールを送信した後に電話を入れた方が丁寧な場合もあります。

たとえば、重要な取引先や、形式よりも直接連絡を重んじる相手には、電話を入れることで誠意が伝わりやすくなるでしょう。

謝罪メールの書き方と例文テンプレート

ここから、今までに収集・整理した情報をもとに、謝罪メールを書いていきます。

謝罪メールに必ず入れる３つの要素

特に２番については、「率直な謝罪」を冗長に書かないよう注意が必要です。

「社内の連絡体制が整っておらず…」「システムの都合で…」といった説明は、相手によっては言い訳っぽく感じられる場合も。

「弊社のスケジュール管理の不手際により」という一文だけで十分です。

件名には工夫が必要か？

結論としては、新しいメールを送るよりも、以下のように既存スレッドを引き継いで返信するのが無難です。

ダブルブッキングが起こると焦りが生まれるため、件名を工夫することで、相手がメールを見落とさないように注意を引こうとする場合もあるでしょう。

しかし、それはメールのやり取りにおいては悪手になりやすいです。

最適な件名を理解するには、まず相手が一番読みやすい返信とは何かを考えて下さい。

これらの要素を元に考えると、返信メールで重要なことは、メーラーの「全員返信」で返信することと、件名を変更しないことです。

元々のやり取りでCCに入っていたメンバーが抜けてしまうと、再調整について把握できない人が出てくるなど、相手方に混乱を招いてしまいます。

必ず「全員返信」の機能を使い、CCに入っている全員が状況を把握できるように気をつけましょう。

また、件名を変えてしまうと、メーラーが同一スレッドとして認識できなくなってしまうことがあるため、相手は元々のやり取りとの関連性を容易に推測できなくなってしまいます。

その後のスムーズなやり取りまで考えると、件名はそのまま変えずに返信しましょう。

【コピペでOK】ダブルブッキング謝罪メールの例文

「謝罪メールに必ず入れる３つの要素」を全て押さえた、謝罪メールの例文テンプレートです。

コピーして、社名や人名、日程などを書き換えれば、そのまま使えます。

〇〇株式会社
〇〇様

お世話になっております。△△ です。


〇月〇日（〇）〇時からご予定いただきました打合せですが、
弊社側のスケジュール管理の不手際により、別の予定との重複が判明いたしました。

ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。


つきましては、別日程にて再度調整をお願いいたします。
下記の日程でご都合はいかがでしょうか。

■候補日
・〇月〇日（〇）〇時〜〇時
・〇月〇日（〇）〇時〜〇時
・〇月〇日（〇）〇時〜〇時


このようなことが二度とないよう、スケジュール管理を徹底してまいります。
お手数ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。

ポイント：「弊社側のスケジュール管理の不手際により」という一文で、責任の所在を明確にしています。「先方の都合で…」「システムが…」といった文言は入れません。

謝罪メールを送ったあと、再調整が進まないときの対応

謝罪メールを送ったとしても、すぐに再調整が進むとは限りません。

それぞれ、対応の仕方を分けて考えることが大切です。

返事が来ないとき

お客様が返信を忘れていたり、そもそもメールを見落としているパターンです。

まず避けたいのは、短時間で催促メールを何通も送ることです。

「いかがでしょうか？」「ご確認いただけましたでしょうか？」と立て続けに送ると、相手にプレッシャーを与えやすくなります。

基本的な対応パターンとしては、まずは１通送り、相手が確認する時間を待ちます。

そのうえで、一定期間たっても返事がない場合に限り、端的な内容でもう一度連絡します。

たとえば、次のような文面です。

ポイントは、催促ではなく確認の連絡にとどめることです。

前回のメールから、謝罪の姿勢を崩さず、相手に返信しやすい形を保ちましょう。

提示した候補日では都合が合わないとき

相手がメールを確認していても、こちらが提示した候補日がすべて合わないこともあります。

もし相手が電話できる関係性であれば、何度もメールでやりとりを重ねるよりも、さっさと電話で日程を確認してしまった方が早いケースもあるでしょう。

お客様はすでに一度、商談の日程を確定してくれています。

つまり「商談したい」という意志は決まっているということです。

それなら、メールで数日かけて何往復もやり取りするより、思い切って電話をかけた方が理にかなっています。

お互いにカレンダーを見ながら調整できるため、数分あれば再調整を終えることができるでしょう。

なお、電話で再調整した場合も、認識合わせのために確定日時をメールで送ることを忘れずに。

ダブルブッキングを二度と起こさない方法

ここまでの内容で、目の前のダブルブッキングに対応することはできるでしょう。

しかし、ダブルブッキングが今後も起こらないとは言い切れません。

ダブルブッキングを二度と起こさないためには、その原因を知って、根本解決するしかありません。

そもそもダブルブッキングが起こる原因は？

ダブルブッキングの主な原因は、実に様々なものがあります。

この中でも、代表的なものについて詳しくご紹介します。

手入力によるケアレスミス

代表的なミスは、先約をカレンダーに登録し忘れ、そのまま別の予定が入ってしまうことです。

このようなミスは「次からは気をつけよう」と意識しても防ぐのは難しいでしょう。

また、誤字も典型的なミスの１つです。

例えば、1月9日(金)が正しいのに、1月8日(金)と書いてしまった場合。

メールを受け取った相手は、「1月8日(木)と1月9日(金)、どちらが正しいのか？」と混乱し、不要なメールの往復が起こります。

曜日間違いや時間の誤入力は、「この人が営業担当で大丈夫かな？」と相手からの不信感に繋がります。

人によっては、仕事ができないレッテルをあなたに貼ってしまう場合も。

「そんな些細なことで？」と思われるかもしれませんが、実際にこのような仕事がきっかけで「担当を変えて欲しい」という声もあり、失注に繋がるリスクは否定できないでしょう。

候補日時をカレンダーから目視で転記し、手動でメール本文に打ち直す以上、このようなケアレスミスは避けられません。

Ａ社と調整中の日程を、Ｂ社にも提示した（せざるを得なかった）

例えば、Ａ社に候補日程をメールで提示した後は、相手から返信が来るまで、その枠をブロックし続けるしかありません。

しかし、返答待ちの間に、どうしても外せない予定が入ることがあります。
（例：Ｂ社と商談の最終局面で、決裁者が出席できる日程が直近で１日程しかない）

もし、Ｂ社の商談できる日程が、Ａ社に提示中の日程しかない場合は？

やむを得ず、Ａ社には謝罪とともに再調整をお願いしなければいけません。

「日程調整が完了するまで、　絶対にその仮予定は押さえておく」
というルールを徹底できればいいのですが、ビジネスの世界では、どうしても外せない予定が出てくるものです。

この問題は、日程調整の上手い・下手とは無関係。

メールで候補日程を出している限り、対処のしようがありません。

ダブルブッキングが起こらない「eeasy」

ここまでにお伝えした、ダブルブッキングが発生する様々な原因。

これらをすべて根本から解決し、ダブルブッキングを二度と起こさずに日程調整できるのが、日程調整ツール「eeasy」です。

手入力によるケアレスミスは一切なし

eeasyは、カレンダーツール（Googleカレンダー、Outlook予定表など）と連携し、カレンダーの空き状況から候補日程を自動で抽出します。

さらに、確定した日程は、eeasyがカレンダーに予定に自動で登録します。

これらにより、手入力では問題になっていた、カレンダーへの登録忘れや、候補日程の記載ミスなどが起こる確率はゼロになります。

Ａ社にもＢ社にも、同じ日程を提示してOK。なのにダブルブッキング無し

例えば、先にＡ社に候補日程を提示して、次にＢ社に候補日程を提示することをイメージして下さい。

ダブルブッキングを気にすると、商談数が減る

手作業で日程調整をする場合、Ａ社に提示した日程は「（仮）Ａ社」などの名前でカレンダーに「仮予定」として登録しておき、他社に提示しないようブロックしておくことになります。

つまり、Ａ社との日程が確定するまで、Ａ社との仮予定は他社との調整には使えないという状態になります。

これだとダブルブッキングは防げますが、上の図の場合、Ｂ社・Ｃ社との商談がどんどん後ろ倒しになり、結果的に商談総数が減ってしまいます。

営業は成果を上げることが目的なのに、これでは本末転倒です。

だからといって、日程調整ツールを使えば、仮予定もダブルブッキングもなく、素早く日程調整を進められるかというと、そうではありません。

実は、日程調整ツールにも違いがあるのです。

「候補提案型」だと、ほぼ全てのツールで仮予定が入ってしまう

日程調整ツールの予約方法には「予約受付型」「候補提案型」の２種類があります。

ほとんどの日程調整ツールは、初回の商談などでよく使われる「予約受付型」なら、仮予定なしで日程調整ができます。

しかし、臨機応変に対応できる「候補提案型」では、ほとんどのツールで仮予定が入ってしまいます。

もちろん、仮予定を入れておくことで、ダブルブッキング自体は防げるはずです。

ただし、それではＡ社・Ｂ社・Ｃ社⋯⋯と同時に調整すればするほど、後から日程調整を始めたＢ社・Ｃ社と商談日はどんどん後ろ倒しに。

これでは、せっかく日程調整ツールを導入しても、手作業と変わらない非効率さを抱えているといっても過言ではありません。

候補提案型を含むあらゆる日程調整パターンで仮予定が入らないのは、eeasyだけです。

eeasyは特許技術により、すべての日程調整機能で、仮予定なしで日程調整できるようになっています。

具体的には、どの日程調整機能でも、Ａ社に候補日を提示して返答を待っている間、Ｂ社にも同じ日程を提示できます。

先にＢ社との日程が決まったら、その日程はＡ社の日程選択ページから自動的に消えるため、後から候補日程の訂正メールを送る必要もありません。

つまり、全てのお客様に同じ日程を提示して、商談スピードを加速できる。

それなのに、ダブルブッキングは発生しない。

それがeeasyです。

参考：eeasyの特許技術（仮予定なしで日程調整できる）

さらに、ダブルブッキングの防止とは別に、「仮予定なしで商談日を早められるか」という違いもあります。

まとめ：eeasyで、ダブルブッキングが二度と起こらない状態に！

本記事では、ダブルブッキングを起こしたときの謝罪の方法について、３ステップで解説してきました。

状況把握から例文テンプレートまで、本記事の内容を１つ１つこなしていけば、ダブルブッキングが発生しても冷静に対処することができるでしょう。

ただ、本質的な話をすると、ダブルブッキングは根本から防がなければいけません。

意識するだけでは根本解決は不可能なので、仕組みで解決すべきです。

eeasyなら、ダブルブッキングの原因をすべて解決。

さらに、どの日程調整パターンでも仮予定を登録しないので、商談数アップも実現します。

目の前のダブルブッキングの問題が解決したら、もう二度と同じ問題を起こさないよう、すぐにeeasyをお試し下さい。

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