商談用アポイントメールの例文テンプレート集｜アポ打診から日程確定・再調整まで
商談のアポイントは、メール１通で決まることもあれば、候補日がなかなか決まらずに何往復もすることもあります。
スムーズに進まないと、相手にあまり良い印象を抱かれないことも。
アポイントを上手に進めるためには、打診から日程確定までの流れを押さえ、場面に合ったメール文面を使うことが重要です。
商談のアポイントの流れ
候補日の打診 → （再調整） → 確定 → リマインド → お礼
この記事では、商談のアポイントで使うメール例文を、テンプレートにまとめました。
上記のアポイントの流れに沿って、コピー＆ペーストでそのまま使える文面が揃っています。あなたの状況に合ったものを選んで活用して下さい。
状況別・商談アポイントメールの例文テンプレート集
候補日を打診するとき のメール例文
アポを打診するメールで返信率を左右するのは、用件が一目で伝わる件名と、相手が日程を選ぶだけで済む候補日の出し方です。
本文には最初から候補日を３〜５件ほど添え、必要な場合は返信期限も明記します。
ここでは、相手・状況別に３パターンの例文を用意しました。
新規の相手へアポを打診する
接点のない相手には、誰が・何の用件かを最初に伝えます。候補日を本文に入れ、日程が合わない場合の代替案も入れておくと返信率が上がります。
〇〇のご提案｜ご面談のお願い（株式会社〇〇〇〇）〇〇株式会社 〇〇 様
はじめてご連絡いたします。株式会社〇〇の〇〇と申します。
御社では、｛ビジネス上の課題｝についてお困りではありませんか？
弊社の〇〇がお役に立てると思い、ご連絡いたしました。
｛自社のサービス・商品について簡単に説明｝
ご興味をお持ちでしたら、一度オンラインで１時間ほど、ご説明の機会をいただけますでしょうか。
つきましては、下記の候補からご都合のよい日時をご返信ください。
【候補日時】
・1月15日（水）13:00〜15:00
・1月16日（木）10:00〜12:00
・1月19日（月）15:00〜17:00
候補が合わない場合は、〇〇様のご都合の良い日時を２〜３候補ほどご提示ください。
よろしくお願いいたします。商談のアポイントメールで失敗しないための書き方のポイント
例文の体裁だけでなく、送る前に確認しておきたい基本的な習慣があります。以下の点を押さえておくと、返信率が上がり、相手との往復も減ります。
件名は用件が一目で分かる短さにする
分かりづらい件名は、受信ボックスの他のメールに埋もれます。「〇〇のご提案｜△△株式会社」のように、件名を見ただけで用件・自社名が分かるよう記載します。
候補日は３〜５件提示する
候補日が１〜２件だと、お客様の都合が合わず、商談に繋がらないリスクが高まります。３〜５件の候補日を提示することで、相手の都合と合致する確率を高めます。
なお、候補日が多すぎると、メールが読みづらくなるので、多すぎず少なすぎずの適度の数を提示することが好ましいでしょう。
所要時間を先に伝える
「１時間ほど」と最初に書くことで、相手は予定ブロックの判断をすぐにできます。
上場企業の役員クラスなど多忙と思われる相手には、「30分ほど」と短く設定することでアポが成立しやすい場合もあるでしょう。
オンラインか訪問かを明記する
Web会議と訪問では相手の準備が変わります。
デフォルトをオンラインにするなら「オンラインを想定しています」と一言添え、希望があれば訪問も可能である旨を添えます。
送信前に宛名と誤字を確認する
相手の名前の誤字は信頼を損ねます。
送信前に宛名・件名・日付の曜日ミスがないかを必ず確認します。
テンプレートを使っても解決しない「日程調整の４大デメリット」
本記事のテンプレートを使えば、商談のアポイントを効率よく進めることができます。
一方で、
メールでは絶対に解決できない問題がある
ということも知っておかなければいけません。
デメリット１：カレンダーが「仮予定」だらけになる
「仮予定」とは、日程調整中のとき、カレンダー上に入れておく仮の予定のこと。仮予定を入れることで、他の予定が入ってこないようブロックできます。
メールで日程調整をする場合に問題になるのが、日程が確定するまで、仮予定をカレンダーに残し続けるしかないということです。
商談における「仮予定の問題」
Ａ社、Ｂ社、Ｃ社・・・と調整相手が増えていくごとに、提示した候補日が増え、カレンダーが仮予定で埋まっていきます。
下記の例でいくと、後続のＢ社・Ｃ社と商談できる日はどんどん後ろ倒しになってしまいます。
そして、いざ商談を迎える頃には、先方の熱量は冷めてしまっていた…というケースは珍しくありません。
このような日程調整は非効率になり、商談日がどんどん後ろ倒しになるため、結果的に十分な商談数、採用なら面談数をこなすことができなくなります。
さらに、商談が遅れるほど先方の熱量が冷めるため、成約を逃す可能性が高まってしまうのです。
デメリット２：タッチの差で発生する「ダブルブッキング」
候補日をメールで提示した後は、相手の返答が届くまで、提示した日程をブロックし続けるしかありません。
しかし、返答待ちの間に、どうしても外せない予定が入ることがあります。
（例：他社と商談中で、決済者が出席できる日が直近で１日程しかない）
もし、この日程を先方が指定してきたら、謝罪と共に再調整をしなければいけません。
「日程調整が完了するまで、 絶対にその仮予定は押さえておく」
というルールを徹底できればいいのですが、ビジネスの世界では、どうしても外せない予定が出てくるものです。
この問題は、日程調整の上手い・下手とは無関係。
メールで候補日程を出している限り、対処のしようがありません。
デメリット３：「手入力」によるケアレスミス
例えば、1月9日(金)が正しいのに、1月8日(金)と書いてしまった場合。
メールを受け取った相手は、「1月8日(木)と1月9日(金)、どちらが正しいのか？」と混乱し、不要なメールの往復が起こります。
曜日間違いや時間の誤入力は、相手にストレスを与えますし、信頼を失うきっかけになってしまいます。
候補日時をカレンダーから目視で転記し、手動でメール本文に打ち直す以上、このようなケアレスミスは避けられません。
デメリット４：再調整の無限ループが発生
スケジュールが過密な人同士の日程調整には、再調整のリスクが付きものです。
「提示した日程が、すでに先方では全て埋まっていた」という場面は少なくありません。
特に、決裁権を持つキーパーソンは多忙なことが多いです。
先方が商品・サービスに興味を持ってくれているのに、成約前の最終ステップでなかなか日程が決まらない場合も。
その間に、元々あった熱量は、時間とともに冷めていきます。
このような日程調整の失敗は、日頃から調整業務に携わるビジネスパーソンには馴染み深いものです。
手作業でメールに候補日を書き出して日程調整をしている限り、これらのデメリットは常に付きまといます。
そして、これらのデメリットを根本から解決するのが、
日程調整ツール「eeasy（イージー）」です。
eeasyなら商談のアポ調整が１往復で完了
eeasy は、東証プライム上場企業など７万社以上に導入されている日程調整ツール。
多数の特許技術によって、あらゆる日程調整を自動化します。
eeasyにしかできない「特許技術」の一例
- 担当者の自動割り当て（AND/OR条件）
自社からの商談担当者が「新人ＡまたはＢ、かつ、メンターＣまたはＤ」のような複雑なチーム構成でも、空いている組み合わせに自動でアサインできます。
（関連特許：https://eeasy.jp/news/n0039/web）
- カレンダーが「仮予定」で埋まらない
eeasyは、どの調整機能を使用したとしても、仮予定を登録せずに日程調整できます。
都度、最新の空き日程を判定するため、原理的にダブルブッキングは発生しません。
（関連特許：https://eeasy.jp/news/n0030/web）
- 「商談は１日３件まで」といった上限制御
空いている日程に商談が入り過ぎたら、商談の準備時間がなくなってしまいますよね？
eeasyは「商談は１日３件まで」「面接は週に５件まで」といった上限制御が可能です。
（関連特許：https://eeasy.jp/news/n0035/web）
上記は、eeasyの特許技術のほんの一部です。
類似サービスには絶対に真似のできない
これらの独占機能で、
あらゆる日程調整を効率化します。
また、eeasyなら、候補日をメールに書く必要はありません。
メールの往復もなく、URLを送るだけで日程調整が完了します。
〇〇に関するお打合せの件（株式会社〇〇 〇〇）〇〇様
お世話になっております。△△株式会社の△△です。
ご提案の件について、一度お打合せをお願いいたします。
つきましては、下記URLからご都合の良い日程をご指定ください。
https://eeasy.eeasy.jp/sample_sales_online
ご不明な点がありましたら、お気軽にご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。※日程調整のサンプルページに移動します。ご自由にお試し下さい。
導入企業様の成果
ほぼ全社的に活用しています！
eeasyの活用により、効率よく、多くのアポイントが獲得できるようになったことはもちろんですが、決裁者とのアポを増やせたことで、商談の案件化率が高められたことも大きな効果でした。
商談確定までにかかる時間が大幅に短縮！
社外・社内とのやり取り、カレンダー上での日程の仮押さえ、ダブルブッキングした際の再調整など、日程調整に関するあらゆる面倒から解放されました。
なにより、お客様への日程提示が早くなり、より早い日程で商談が決まるようになりました。
営業成果に直結するため、これが一番の成果だと思います。
まとめ：商談のアポイントは、相手の手間を最小限に！
あなたの会社のサービスや商品が優れていても、商談のアポイントに手こずっていては本末転倒です。
その間に、お客様の熱量は冷めていき、本来なら成約できた案件が失注してしまうかもしれません。
営業活動において、スピードは成約を左右するカギだと言えるでしょう。
商談のメールは、本記事のテンプレートを使って効率化できます。
しかし、日程調整ツール「eeasy」なら、そもそも候補日を絞る必要すらありません。
アポ調整はeeasyに任せて、空いた時間で営業資料をブラッシュアップしたり、あなたが本当に時間をかけるべきことに集中できます。
eeasyを使って、お客様にとって最も手間なくスムーズなアポ取りを実現し、営業の成果を上げてみませんか？
まずは無料で、全ての機能をお試し下さい。
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