【コラム】自分から候補日を送るのは失礼？日程調整マナーの「正解」とは

あなたは、ある企業の営業担当者。

取引先の部長さんと打合せをすることになり、日程調整を進めなければいけません。

部長さんは多忙で、手帳にはたくさんの予定が書き込まれています。

このように、お客様・目上の人と日程調整をするにあたって、
世の中では、以下のような議論がされてきたのはご存知でしょうか？

一見すると、正反対な２つの意見。
日程調整において、長く意見が分かれてきたテーマです。

あなたもSNSなどのポストを見て、気になったことがあるのではないでしょうか？

この記事では、ビジネスにおける日程調整の歴史を辿りながら、日程調整における
「マナーの正解」に迫ります。

コミュニケーションの本質的な考え方にも関わる内容であり、読み終えたころには、もう日程調整のマナーで迷うことはなくなるでしょう。ぜひご覧ください。

大前提「お客様・目上の人は、あなたよりも忙しい」

お客様や目上の人と日程調整をするにあたって、大前提として認識しておいてほしいことがあります。

それは、「相手のほうが忙しく、自分のほうが時間に余裕がある」という前提に立って、日程調整のマナーを考えるということです。

そもそも、ビジネスの現場においては、「目上の人は忙しいはずだから、目上の人の都合に合わせるべきだ」という考えが一般的になっています。

実際のところ、相手と自分、どちらの予定が詰まっているかは場合によるでしょう。

ですが、「忙しいのは相手のほうだ」という前提に立つ。
この姿勢が、相手に配慮した日程調整とは何かを判断するために役立ちます。

では、ここまでの話を踏まえて
「忙しい目上の人に対して配慮した日程調整」とは、どのようなことでしょうか？

私たちは、以下が相手のことを配慮した日程調整だと考えています。

本記事では、上記のように「都合」「手間」の２つを、記事全体を通した「相手への配慮」の判断基準として進めていきます。

これらの基準を踏まえ、ここからは「対面」「メール」それぞれのケースについて、２つの判断基準を満たせているかどうかを見ていきましょう。

「相手に候補日程を聞く」がマナーとされてきた理由

対面営業が主流だった時代、目上の人に「ご都合のよい日時をお聞かせください」と聞くのは、たしかに理にかなっていました。

なぜなら、対面においては、それが相手の都合に合わせた方法であり、かつ相手の手間も少なくて済む方法だからです。

例えば、訪問営業で次回のアポを取り付けるとき、あなたが「○月○日はいかがですか？」と相手に提示している場面を想像してみてください。

一方、相手に空いている日程を聞くとしたら、話の進み方が変わります。

また、対面では、口頭で日程を伝える以上、一度に出せるのは１日程ずつ。

そのため、対面において「相手に候補日程を聞く」という方法は、①相手の都合に合わせた方法であり、かつ　②「相手のほうが忙しく、自分のほうが時間に余裕がある」という前提に立てば、やり取りが一番少なくなる、つまり相手の手間がいちばん少ない方法になります。

	相手の都合に 合わせる	相手の手間を 減らす
候補日程を こちらから出す	✕	✕
候補日程を 相手に聞く	〇	〇

つまり、対面においては、「相手に候補日程を聞く」ことがマナーだと言えるでしょう。

メールでは「マナー」の基準がまったく異なる

対面では、「相手に候補日程を聞くこと」がマナーの正解でした。

ところが、メールでのやり取りになると、対面にはなかった別の問題が出てきます。

メール特有の「手間」

メールでは、対面では考える必要がなかった「特有の手間」が発生します。

「候補日程を書き出して送る」という手間

• カレンダーを開き、
• 空いている時間を確認して、
• その中から３～５件を抽出し、
• 曜日や時間をテキストに起こした後、
• メールの文章を整えてから返信する。

この作業は、早くても10分、手こずると20分以上かかることも珍しくありません。

メールでやり取りする手間

一度のやり取りで日程が決まらなかった場合、再調整のやり取りが必要になります。

日程が確定しない限り、延々とメールの往復が続くため、相手にはやり取りの手間をさらにかけてしまいますし、「日程がなかなか決まらない⋯」というイライラを募らせてしまう可能性もあります。

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つまり、メールでやり取りをする場合は、上記のような「メール特有の手間」をできるだけ減らすことが、相手に配慮した日程調整だと言えます。

では、このような前提で、メールでも対面と同じように「相手の都合を聞く」という方法を選ぶと、どうなるでしょうか？

相手に日程を聞いた場合

自分から相手に「ご都合のよい日時をお聞かせください」とメールを書いた場合、対面と同じように「相手の都合に合わせている」と感じるかもしれません。

しかし、メールを受け取った相手は、以下の全ての作業に対応しなければいけません。

• カレンダーを開き、
• 空いている時間を確認して、
• その中から３～５件を抽出し、
• 曜日や時間をテキストに起こした後、
• メールの文章を整えてから返信する。

つまり、メールにおいて「相手の予定を聞く」とは、相手の都合に合わせているようで、それを遥かに上回るほどの手間を相手にかけてしまう行為なのです。

この手間を考えれば、メールで相手に候補日程を聞く行為は、あり得ない行為だと分かるかと思います。

メールの場合は、上記のような行為を避け、自分から候補日程を提示するようにしましょう。

相手は、こちらが用意した選択肢から１つを選ぶだけで済むため、手間の少なさは歴然です。

自分から日程を提示する場合

ここまでで、メールでの日程調整は「自分から候補日程を出す」ことで、上述したような日程調整の手間を無くすことができる、ということがお分かりいただけたと思います。

その上で、もう１つ重要なのが「候補日をいくつ提示するか？」という点です。

そもそも「日程調整の本質」とは

そもそも「日程調整」とは、何をする作業なのでしょうか？

私たちが考える「日程調整」とは、あなたの空いている日程と、相手の空いている日程があったとき、その２つが重なるところを特定する作業です。

たとえば、相手のカレンダーに10日程の空きがあるとします。
ただし、その10日程が何月何日なのかは、あなたには分かりません。

一方、あなたには100日程の空きがあるとします。

そして、相手の10日程のうち、あなたの100日程と重なっている（＝日程確定できる）のは３日程だけとします。

このとき、100日程の中から５日程だけを提示するよりも、100日程の全てを提示した方が、青い円（あなたの日程）が大きくなるので、赤い円（相手の日程）と重なりやすくなるのが分かるでしょう。

つまり、提示する候補日程の数を増やすほど、日程は重なりやすくなるため、少ないやり取りで日程が確定しやすくなる。

これが日程調整の本質です。

上記の仕組みを踏まえ、ここからは、提示する候補日程の数と、それによる相手の「都合」「手間」への影響を見ていきます。

提示する候補日程が「１件のみ」の場合

あなたが持っている100日程から「○月○日はいかがですか？」と１件だけ書いて送ると、相手の日程と重なる確率はゼロに等しいです。

しかも、１日程しか提示しないということは、「こちらの都合に合わせろ」と言っているのと変わりません。

また、１日程しか提示しない場合、相手が忙しいほど「その日は難しい」という返事になりやすく、そうなると別の日程で再調整しなければいけません。

これを繰り返すと、メールの往復も増える、つまり相手の手間も増えていってしまいます。

提示する候補日程が「３～５件」の場合

３～５日程を提示すると、１日程だけ提示したときと比べて、単純に３～５倍の候補日程を提示したことになります。

１日程のときと比べると、相手の都合に合わせていると言えるでしょう。

とはいえ、その３～５日程が、相手の10日程と重なるかどうかは分かりません。

以下の図でいえば、左のように日程が運良く重なれば、一発で日程調整が終わるので、相手の手間は最小限になります。

しかし、多くの場合は、右のように再調整になり、相手にやり取りの手間を発生させてしまう⋯というのが現実です。

この「３～５日程を提示する」という方法は、ビジネスで使われる一般的な方法ですが、実際のところは相手の都合に最大限に合わせているわけではありません。

また、日程調整が一発で確定すれば相手の手間は減らせるものの、それよりも再調整になるリスクの方が大きいため、相手の手間を最小限にできるかは運任せになってしまいます。

提示する候補日程が「１００件」の場合

ここで、候補日程の数を思い切って増やしたケースを考えてみます。

100日程を全て提示すると、100日程のうち１つでも、相手の10日程のどれかに合致していれば日程が確定します。

５日程を提示したときと比べると、その確率は20倍にも跳ね上がります。

ここまでの例と同じように「100日程中、３日程は相手の空き日程と重なっている」という条件であれば、１回のやり取りだけで、確実に日程が確定します。

ただし、100日程をメールにベタ書きするとなると、相手への「手間」に大きな悪影響が出てきます。

日程を書けば書くほど、メールは文字だらけに。
相手の都合には合わせやすくなる代わりに、相手にとっては「読みづらいメールを読まされる」という手間が増えてしまうのです。

読みづらいメールを送ってくる相手は、相手に配慮していないのと一緒といっても過言ではありません。

そのため、100日程をメールに書くのは現実的とは言えないでしょう。

※どのくらい読みづらいのかは、
後述の「候補日程をベタ書きする場合」でお見せします。

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ここまでの内容をまとめると、メールで日程調整をする場合の「相手への配慮」は以下の表のとおりです。

「100日程を提示したほうが日程が決まりやすい」と分かっているのに、メールにベタ書きするのは現実的ではないため、できない。
これがメールで日程調整をする場合の限界になってしまっています。

そこで、「相手の都合のつきやすさ」「メールを読むときの手間の少なさ」のバランスを考慮し、「３～５日程を提示する」が妥協案としてよく使われているのが現状です。

	相手の都合に合わせる	相手の手間を減らす
相手に聞く	△	✕✕✕✕✕
自分から日程を出す
１日程だけ	✕	✕
３～５日程	△	△
１００日程	〇	✕

「日程調整ツールは失礼」は本当なのか？

近年では、日程調整ツールが浸透してきたことで、「日程調整ツールを使うのは失礼」という意見も出てきました。

この意見について、私たちは日程調整ツールのマナーについて突き詰めた結果、
日程調整ツールこそ「相手への最大の配慮」だと考えています。

なぜなら、メールで日程調整をするとき、ツールを使うことによって「相手の都合に合わせる」「相手の手間を減らす」の両方を満たすことができるからです。

候補日程をベタ書きする場合

ここまでお伝えしてきたように、メールで日程調整をするときは、３～５個の候補日程を打診するのが主流です。

ただ、そもそも、候補日程が３～５個というのは決して多いわけではありません。
５日程すべて、相手の都合がつかない場合もあります。

そこで、100日程という極端な数の候補日程を例として、「候補日を多く出すほど相手の都合に合いやすく、日程調整が少ないやり取りで確定させやすい」ということをお伝えしてきました。

だからといって、10個も20個も候補日程を記載するのは、現実的ではありません。

以下のようにメールが文字だらけになり、相手は見るのも億劫になってしまうからです。

メールにベタ書きで候補日程を書くのは、自分にとっても、相手にとっても非効率。

頑張って候補日程を増やすほど、相手の都合に合わせることはできるのに、それに比例して相手がメールを読む手間は増える一方になります。

ここまでにお伝えした「100日程を提示する」という方法も、理論上は相手の都合に合わせられる一方、メールにベタ書きすることで相手に大きな手間を与えるため、実質不可能です。

日程調整ツールを使う場合

一方、日程調整ツールを使えば、提示する候補日程が100個でも200個でも、URL１つで同じように日程調整ができます。

常に自分から出せる最大数の候補日程を提示できるため、「相手の都合に合わせる」という点では最も優れた方法だと言えるでしょう。

さらに、提示する日程の数に関係なくメール文面はスッキリしたままなので、相手がメールを読むときの手間は常に最小限。

相手はメールに記載されているURLをクリックして、日程選択ページから日程を１つ選ぶだけ。
ベタ書きでは必ず発生していた「では○月◯日でお願いします」と返信する手間もありません。

また、多くの日程調整ツールの画面が「カレンダー形式」になっていることも、ベタ書きにはないメリットです。

カレンダー形式なら、どれだけ多くの日程が表示されていたとしても、視覚的にも分かりやすく・選びやすく表示できます。

そのため、相手が日程を選択するときの分かりづらさ・手間もありません。

ではここで、改めて「相手のことを配慮した日程調整」をおさらいしてみましょう。

上記の原則を元に考えると、日程調整ツールとは単なる効率化ツールではなく、相手の都合に合わせながら、相手の手間を徹底的になくそうという配慮から作られたツールなのです。

日程調整ツールを使うことで、候補日の提示はもちろん簡単になります。

たとえ100日程でも、URL１つにまとめて提示できるため、相手の都合に最大限に合わせた日程調整ができます。

さらに、相手にとっては日程を選択するだけで日程調整が終わるため、メールを読む手間・文章構成を考える手間もほとんどありません。ツールによっては、返信の手間さえ無くすことができます。

	メールにベタ書き	日程調整ツール
候補日程の数	✕ ３～５個が限界	〇 100個書いてもOK
記載ミス	✕ リスクあり	〇 ツールなのでミスなし
カレンダーへの記入	✕ 手動	〇 完全自動
返信の必要性	✕ 必要	〇 不要

メールにベタ書きで候補日程を書く方法と比べると、その利便性は一目瞭然です。

メールでは原理的に不可能だった、「都合：◎」「手間：◎」を両立することができます。

	相手の都合に合わせる	相手の手間を減らす
相手に聞く	△	✕✕✕✕✕
自分から日程を出す
１日程だけ	✕	✕
３～５日程	△	△
１００日程	〇	✕
日程調整 ツール	◎	◎

まとめ：日程調整における最高のマナーとは

SNSなどのメディアでは、候補日程について「自分から出すのがマナーだ」「相手に聞くのがマナーだ」という意見がどちらも見られます。

しかし、どちらか１つが正解、というわけではありません。

なぜなら、対面の日程調整でのマナーの正解と、メールの日程調整でのマナーの正解は、違うからです。

「相手に聞くのがマナーだ」という意見にこだわる人は、日程調整の本質を考えるのを忘れ、対面でのマナーをそのままメールに当てはめてしまっているのかもしれません。

（「自分から出すのがマナーだ」という意見にこだわる人も同様です）

日程調整におけるマナーの本質とは、

「相手の都合に合わせること」と
「相手の手間を最小限にすること」。

この２つを基準に考えることで、媒体ごとのマナーの正解が見えてきます。

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