【完全版】ビジネスのパターン別・日程調整メール例文テンプレート集
「日程調整のメールを一通送るだけで、なぜこんなに疲れるのか……」
営業担当者や人事採用担当者、秘書の方々にとって、日程調整は避けて通れないもの。
それにもかかわらず、非常に神経を使う業務です。
社内で候補日程を押さえ、失礼のない文章を考え、先方に打診のメールを送る。
１通メールを送るだけでも、多くの工数がかかっています。
そこで本記事では、コピー＆ペーストで今すぐ使える、ビジネスのパターン別・日程調整メールのテンプレート集を用意しました。
テンプレート例
- シンプルな商談の日程調整
- ３社が同席する複雑な日程調整
- 採用の鍵となる役員面接の日程調整
など
テンプレートは、「営業・商談」、「採用面接」、「社内調整」の３カテゴリに分かれており、さらに返信文のテンプレートも用意されています。
早速、すぐ下にある目次から、あなたに必要なテンプレートを探してみてください。
本記事では日程調整メールのテンプレートをご紹介しますが、メールのベタ書きだけでは解決しない問題もあります。
テンプレートの後に詳しく解説していますので、ぜひ最後までご覧ください。
目的別・例文テンプレート集
“営業・商談” に関するメール例文テンプレート
基本的な日程調整
営業活動において、日程調整のスピードは成約率に直結します。
「鉄は熱いうちに打て」という言葉があるように、商品やサービスに興味を持ったその瞬間から、熱量は時間とともに下がっていきます。
InsideSales.comとMIT（マサチューセッツ工科大学）による共同研究では、「リードに対して１時間以内に連絡した場合、１時間を超えて連絡した場合と比べてリード獲得の可能性が７倍高い」ということが分かっています（参考：LeanData “The Modern Rules of Lead Response Time”）。
日程調整メールを作る際も、相手に即決してもらえるよう「検討の手間」を与えない構成がポイントです。
〇〇に関するお打合せの件（△△ △△）〇〇 〇〇 様
いつもお世話になっております。
△△ の △△ です。
先日はお電話の時間をいただき、誠にありがとうございました。
〇〇の詳細について、ぜひ一度、貴社のご状況を伺いながらお話したいと考えています。
つきましては、下記の候補日時から１時間ほどお時間をいただけますでしょうか。
【候補日時】
・1月15日（水）13:00〜15:00
・1月16日（木）10:00〜12:00
・1月19日（月）15:00〜17:00
上記日程で調整が難しい場合、お手数ですが、〇〇 様のご都合の良い日時を２〜３候補ほどご提示下さい。
ご検討のほどよろしくお願いいたします。上記のテンプレートを使えば、普段の日程調整を効率よく終わらせることができます。
一方で、
メールだけでは絶対に解決できない問題がある
ということも知っておかなければいけません。
テンプレートを使っても解決しない「日程調整の４大デメリット」
デメリット１：カレンダーが「仮予定」だらけになる
「仮予定」とは、日程調整中のとき、カレンダー上に入れておく仮の予定のこと。仮予定を入れることで、他の予定が入ってこないようブロックできます。
メールで日程調整をする場合に問題になるのが、日程が確定するまで、仮予定をカレンダーに残し続けるしかないということです。
商談における「仮予定の問題」
Ａ社、Ｂ社、Ｃ社・・・と増えていくごとに、候補日を打診するたびにカレンダーが仮予定で埋まっていきます。
下記の例でいくと、後続のＢ社・Ｃ社と商談できる日はどんどん後ろ倒しになってしまいます。
そして、いざ商談を迎える頃には、先方の熱量は冷めてしまっていた…というケースは珍しくありません。
このような日程調整は非効率になり、商談日がどんどん後ろ倒しになるため、結果的に十分な商談数、採用なら面談数をこなすことができなくなります。
さらに、商談が遅れるほど先方の熱量が冷めるため、商談なら成約を逃す、採用なら優秀な人材を逃す可能性も高まってしまうのです。
デメリット２：一度送った候補日を変更しづらい
候補日をメールで提示した後は、相手から返事がくるまで日程をブロックしておく必要があります。
しかし、返答待ちの間に、どうしても外せない予定が入ってくることがあります。
（例：他社と商談中で、決済者が出席できる日が直近で１日程しかない）
このとき、以下の２つの問題が発生してしまいます。
問題１：候補日程の差し替えについて連絡が必要
「先日お送りした５日程のうち、１つが不可になりました」と相手に連絡する必要が出てきます。
すでに相手は、その日程で社内調整を進めていたかもしれません。
その日程を取り下げるのは、相手の手間とストレスを増やしてしまいます。
問題２：ダブルブッキングが発生する
候補日の差し替えを依頼しようとしていた時、ちょうど先方がその日程を指定してくる場合もあります。
その場合はダブルブッキングになり、謝罪と共に再調整が必要になります。
相手には混乱を招きますし、手間も増やすことになってしまいます。
上記は２つとも、「一度送った候補日を簡単に変えられない」という原因から起こる問題です。
原因は、「メールに候補日をベタ書きする」という方法そのもの。
日程調整の上手い・下手とは無関係に起こる問題なので、メールに候補日をベタ書きで出している限り、この問題は対処のしようがありません。
デメリット３：手入力によるケアレスミス
例えば、1月9日(金)が正しいのに、1月8日(金)と書いてしまった場合。
メールを受け取った相手は、「1月8日(木)と1月9日(金)、どちらが正しいのか？」と混乱し、不要なメールの往復が起こります。
曜日間違いや時間の誤入力は、相手にストレスを与えますし、信頼を失うきっかけになってしまいます。
候補日時をカレンダーから目視で転記し、手動でメール本文に打ち直す以上、このようなケアレスミスは避けられません。
デメリット４：再調整の無限ループが発生
スケジュールが過密な人同士の日程調整には、再調整が付きものです。
「提示した日程が、すでに先方では全て埋まっていた」という場面は少なくありません。
特に、決裁権を持つキーパーソンは多忙なことが多いです。
先方が商品・サービスに興味を持ってくれているのに、成約前の最終ステップでなかなか日程が決まらない場合も。
その間に、元々あった熱量は、時間とともに冷めていきます。
このような日程調整の失敗は、日頃から調整業務に携わるビジネスパーソンに馴染み深い場面です。
手作業でメールに候補日を書き出して日程調整をしている限り、これらのデメリットは常に付きまといます。
そして、これらのデメリットを根本から解決するのが、
日程調整ツール「eeasy（イージー）」です。
eeasyなら日程調整が１往復で完了
eeasy は、東証プライム上場企業など７万社以上に導入されている日程調整ツール。
カレンダーツール（Googleカレンダー／Outlook予定表）と連携して、ほぼすべての日程調整を自動化。
多数の特許技術を保有しているeeasyにしかできない日程調整パターンも多数あります。
本記事では日程調整メールの例文をご紹介してきましたが、eeasyを使えば、そもそも候補日をメールに書く必要すらありません。
以下のように、URLを送るだけで日程調整が完了します。
〇〇に関するお打合せの件（△△ △△）〇〇様
お世話になっております。△△株式会社の△△です。
ご提案の件について、一度お打合せをお願いいたします。
つきましては、下記URLからご都合の良い日程をご指定ください。
https://eeasy.eeasy.jp/sample_sales_online
ご不明な点がありましたら、お気軽にご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。※日程調整のサンプルページに移動します。ご自由にお試し下さい。
＼ 無料でお試しいただけます ／
参考：現代における「相手への配慮」とは？
「日程調整の時に考えるべきこと」とは、何でしょうか？
もちろん、自分の手間が減ること、ダブルブッキング減ることは、自分のために考えた方がいいでしょう。
さらに一歩先のことまで見据えると、本来考えるべきは相手の手間です。
相手がメールを返信する手間、カレンダーと見比べてもらう手間。また、相手が日時や曜日を書くときに書き間違いを減らす配慮など。
このような、相手がよりシンプルに・より間違いなく返信できるような工夫が、一番のマナーであると思いませんか？
上記のような「マナー」という観点でいくと、eeasyはただ日程調整をするツールではありません。
メール文面はスッキリ短く収まり、相手はURLをクリックして日程を１つ選ぶだけ。
相手の手間・コストを最大限減らすツールでもあるのです。
相手に配慮し、最小限の手間で日程調整が完了するeeasyにご興味があれば、ぜひ無料でお試し下さい。
＼ 無料でお試しいただけます ／
この記事でよくある質問
- 日程調整ツールのURLを相手に送るのは失礼ですか？
-
私たちは、日程調整のURLを送ることは、現代における最高のビジネスマナーだと考えています。
この記事でもお伝えしたように、日程調整で大切なのは「相手の手間を最小限にすること」です。
「相手は都合の良い日時を選ぶだけ」という状態は、相手がよりシンプルに、より間違いなく返信できる方法です。詳しくは、私たちの見解をまとめたコラムをご覧ください。
