【ビジネス】日程調整の候補日の出し方｜件数・曜日・時間帯などの正解は？

商談や面接の日程を決めるとき、最も重要になるのが、候補日の出し方です。

本記事では、これらのお悩みに答えるとともに、候補日のやり取りそのものを減らす方法まで解説します。

ぜひ最後までご覧ください。

候補日はいくつ提示するべきか？

「ビジネスメールでのやり取り」において、候補日を提示する際には、以下の２つの条件を満たすようにしましょう。

それぞれの条件について、理由をご説明します。

候補日程を、３～５行に収まるように記載する

日程調整メールにおいて、提示する候補日が多いほど、相手の都合がつく確率は上がります。

しかし、候補日が多すぎるとメールが読みづらくなり、相手にストレスを与えます。

例えば、以下は極端な例ですが・・・
こんなメールが来たら、見るのも嫌になりませんか？

↓↓↓

日程調整のメールを送るときは、相手の都合に合わせやすいよう多くの候補日を出すことも重要ですが、メールとしての見やすさも同じように重要です。

心理学者ネルソン・コーワン教授によると、「人が短期的に記憶できる情報の塊は、平均で３〜５個」と言われています。この原則に従い、メールに書く候補日も３～５行に収めることをおすすめします。（参考文献：短期記憶におけるマジカルナンバー４）

５個を超えてくると、上記のように見づらいメール文面になってしまうため、注意してください。

こちらの空き時間を「時間帯の枠」として提示する

まず前提として、候補日程は多ければ多いほど、相手の都合がつく確率が高まります。

その上で、空き日程を提示する方法は、メールにおいて２パターンあります。

日程調整の原則として、提示できる候補日程が多いほど、１回のやり取りで日程を確定できる可能性が高まります。

Ａ方式とＢ方式を比べると、提示できる候補日程の数は歴然です。

• Ａ方式で提示した候補日程
  ・・・５行で　５時間
• Ｂ方式で提示した候補日程
  ・・・４行で２５時間

Ｂ方式のほうが行数が少ないにも関わらず、Ａ方式と比べて５倍もの候補日程を提示できているのが分かります。

このように、「メールで見やすい」と「できるだけ日程を多く出す」を両立できるのはＢ方式です。

候補日程が多いので相手も都合が合いやすくなり、日程調整を少ないやり取りで決めやすくなります。

候補日を提示するときの注意点

ここまでお伝えしてきた通り、メールに書く候補日程は３～５行が原則です。

しかし、そのような方法で日程を提示しても、相手の「都合がつきやすい場合」と「都合がつきにくい場合」があります。

両者の違いは、候補日を出すときに以下のような配慮をしているかどうかです。

ここからは、この２つの配慮について、ポイントを押さえて解説します。

ポイント１：相手の業界・職種に合わせた日程調整

候補日程を出すときの原則は、相手の行動パターン・繁忙時間のパターンを配慮して、曜日や時間帯を選んで提示することです。

相手がいつ忙しく、どのように動いているのかを推測し、そこを外して候補日程を出す。

理論上は、これが最も相手の都合に合いやすく、日程が早く決まりやすい方法です。

そこで、このパートでは候補日を提示するための参考として、典型的な「業種による傾向」「オフィス勤務者の傾向」を解説。

その上で、それ以外のパターンではどのように候補日を提示するべきかも合わせてご説明します。

BtoC業界　に対する候補日の選び方

以下の表は、業種による候補日の出し方をまとめた一例です。

あなたのお客様にはどのように候補日を提示すべきか、ぜひ参考にしてください。

相手の業種	忙しい曜日・時間帯	決まりやすい候補日程
不動産	土日が接客のピーク。火曜・水曜が定休のことが多い	定休日を外した平日
美容室・サロン	土日が忙しく、月曜・火曜の定休が多い	定休日と土日を外した平日
飲食店	ランチ・ディナーの時間帯が忙しい	14:00〜17:00頃
クリニック	診療時間中は対応が難しい	昼休み、診療後、休診日
学習塾	夕方〜夜が授業で忙しい	授業が始まる前の13:00〜17:00

BtoB業界・オフィス勤務者　に対する候補日の選び方

営業職など、「外出が多い職種」に対しては、9時～11時を外して候補日程を出すのがおすすめです。

理由としては、朝一番に社内会議を入れることが多い傾向があるためです。

１日の途中に社内会議を入れると、「午前中に外で動き回って、またオフィスに戻って、また外出して・・・」という流れになり非効率です。

そのような状況を避けるため、朝一番（または一日の終わり）に社内会議を入れる傾向があります。

一方、企画職などの「外出が少ない職種」は、どの時間帯がおすすめできるかという傾向はありません。

理由としては、このような職種の方は終日オフィスにいることが多いため、社内会議もいつ設定されるかという傾向もないからです。

また、フレックスタイムが多いため、朝一番に社内会議が設定されるということもありません。

相手の空き日程の傾向が分からない場合

上述の企画職など、いつ相手の都合がつきやすいか読めない場合は、日程が決まりやすい合理的な方法として「提示する日程を、複数の曜日に分散させる」という方法があります。

なぜかというと、相手の予定は曜日単位で埋まっていることが多いためです。

「水・木・金で１行ずつ提示する」のように曜日が分かれていれば、どれかの曜日が相手の都合に合っている確率が高くなるでしょう。

その結果、１往復のメールのやり取りで日程が決まりやすくなり、日程調整がスムーズに進む可能性が上がります。

ちなみに、何曜日にするか迷ったら、火曜・水曜・木曜に寄せるという方法があります。

月曜の午前は休み明けで片付けるべき作業が詰まりやすく、金曜の夕方は週末までに仕上げたい仕事が詰まりやすい傾向があります。

また、休暇を土日にくっつけて、月曜・金曜でとる人が多い、という傾向もあるため、優先順位を下げたほうが無難です。

もし、どうしても月曜・金曜しか候補日を出せない場合は、開始時刻と終了時刻に注意して候補日を提示します。

月曜なら、最も忙しい午前中を避けて「13:00〜17:00」のような時間帯を、金曜なら夕方を避けて「10:00〜15:00」のような時間帯を提示することで、忙しい中でも都合がつく可能性が多少は上がるでしょう。

ポイント２：候補日を提示するのは、何日後から何日後まで？

候補日は、打診した日から早すぎても遅すぎてもリスクがあります。

ここでは、相手の都合だけでなく、相手の熱量まで考慮したとき、何日後から何日後までが適切な候補日になるのかを解説します。

候補日が早すぎる場合

最も早い候補日を「打診した当日 or 翌日」にすると、相手は予定を確認する時間がほとんどありません。

基本的に、打診する候補日の数営業日先からにするのが無難です。

例外としては、すでに何度もやり取りしている相手との日程調整や、急ぎの用件がある場合です。

「来期の予算決めまでに見積りを確定させたい」など、その理由次第では、当日～翌日でも相手に都合をつけてもらいやすい場合もあります。状況によっては、遠慮せず相手に電話などで直接相談することも必要になるでしょう。

候補日が遅すぎる場合

逆に、候補日がすべて２週間以上先になると、商談の当日になるまで大きな期間が空いてしまいます。

その間に相手の熱量は下がってしまい、当日を迎える頃にはその話に関心がなくなってしまっていた・・・ということも。

商談を成立させたいのであれば、できる限り候補日を打診した週～翌週には商談を実施できることが望ましいでしょう。

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以上をまとめると、候補日は打診したタイミングを起点として、数営業日先～翌週までを目安に提示するのがおススメです。

候補日の書き方とフォーマット

基本フォーマット

ポイント

• 候補日は「日付（曜日）時刻〜時刻」の形で、箇条書きで並べる
• 日付だけでなく曜日まで記載することで、相手が曜日を確認する手間を省く
• 所要時間を記載して、相手に開始時刻を指定してもらう

同じ日に複数の空き枠があるとき

空きが連続しているときは、ここまでにお伝えした通り、１つの枠にまとめます。

例えば、「10:00〜11:00」「11:00〜12:00」なら「10:00〜12:00」とします。

一方で、すでに予定が入っていることで、空き枠が連続しないときも多いでしょう。

その場合は、「同じ日の空き枠を、同じ行に並べて書く」ことで、行数を増やさずに見やすくまとめられます。

この方法は必須ではありませんが、同じ日の候補日程が２個、３個と増えてしまうときには、１行にまとめる方が見やすくなる場面が多いでしょう。

行数を増やさずに、提示できる候補日程を最大限に増やすことができます。

候補日だけでなく、日程調整の作業を丸ごと自動化する方法

本記事では、ビジネスの日程調整における、候補日の行数・曜日・時間帯・書き方など、基本的な考え方について解説してきました。

もちろん、これだけでも面倒な作業になりますが、あくまでも候補日を出すことは「日程調整というプロセス全体で見ると、ごく一部の作業」に過ぎません。

この記事を参考にして候補日を出すことができるとはいえ、それ自体が面倒な作業ですし、その他の作業も毎回、手動でやるとなると、正直かなりの手間がかかります。

実際に作業をしてみると、１回あたり数十分かかることも珍しくありません。

そんな候補日のやりとりはもちろん、日程調整に関わる作業のほぼ全てが、自動で終わってしまうとしたら、楽だと思いませんか？

そこで私たちが開発したのが、日程調整ツール「eeasy」です。

日程調整の作業を自動化できる３つの理由

eeasyでは、あなたのカレンダーと連携した日程調整ページのURLを相手に送るだけで、日程調整が完了します。

相手はURLにアクセスし、表示された候補日程から都合のよい時間をクリックするだけ。あなたが候補日を選ぶ・まとめる・書き写すといった作業は、一切必要ありません。

では、なぜeeasyによって、日程調整を自動化できるのでしょうか？

ここから、３つの理由をご説明します。

理由１：カレンダーツールを元に、候補日を自動抽出

そもそも、候補日を相手に提示するには、大きく２つの工程が必要です。

先ほどの「日程調整の流れ」でいうと、以下の部分が該当します。

上記のうち、工程１では、日程調整が発生するたびに自分のカレンダーを確認し、空いている日程をリストアップしなければいけません。

eeasyは、自分のカレンダーツール（Googleカレンダー、Outlook予定表など）と連携し、空き時間を自動で判定して、そのまま候補日として相手に提示します。

つまり、上記における工程１が完全に自動化されます。

わざわざ自分のカレンダーから空き日程をリストアップしなくても、ツールに任せておけばＯＫです。

あなたが作業する必要はありません。

理由２：候補日がどれだけ多くても、相手にとって見やすい

理由１では、「eeasyを使うと、工程１が自動化できる」というお話をしました。

さらに、eeasyなら工程２も自動化することができます。

本記事において、相手にどの日程を送るかを選ぶとき、考えるべきことは以下の２つでした。

• 候補日程は多いほど、相手の都合がつく確率が高まる
• メールでは見やすさを考慮し、３～５行に収める

また、これらを両立するための方法として、

「Ａ）開始時刻・終了時刻をこちらが指定する」　　　　
ではなく、

「Ｂ）自分の空き枠を提示して、開始時刻は相手に指定してもらう」

をおすすめしました。

eeasyを使えば、これらのことを考慮する必要が一切なくなります。

Ｂ方式がおすすめなのは、あくまでも「メールに候補日をベタ書きする場合」の最適解という話。

本来、相手にとって手間が少ないのは、日程を１つ選ぶだけで済むＡ方式です。

eeasyを使えば、Ａ方式と同じ方法で相手の手間を省きながら、なおかつ相手が見やすいフォーマットで日程調整をしてもらうことが可能です。

理由３：その他の日程調整のやり取りを、ほぼ全て自動化

上述のように、eeasyは日程選択ページのURLを１つ送るだけで、相手にとって見やすい形式で、最大数の候補日程を提示することができます。

つまり、メールに候補日を書くときも、URL１つで済んでしまうということです。

メールに日程をベタ書きする必要はなく、それによる記載ミスもありません。

また、確定した予定は、eeasyがあなたのカレンダーに自動で登録します。

手入力による登録し忘れや、それによって発生するダブルブッキングも０になります。

そして、日程を確定させるときも、相手はツールから日程を選ぶだけ。

相手は「〇月〇日の〇〇時からでお願いします」と返信する必要もありません。

確定時のメールも、eeasyが相手に自動で送信してくれます。

	メールにベタ書き	eeasy
候補日程の数	✕３～５行が限界	〇 100個提示してもOK
日付・曜日の記載ミス	✕ 書き間違いリスク	〇 ツールなのでミス無し
カレンダーへの登録	✕ 手動 (登録漏れリスク)	〇 完全自動
相手の手間	✕ 増えがち (返信/再調整)	〇 最小限 (選ぶだけ)

つまり、日程調整の流れのうち、ほとんど全ての工程がeeasyで自動化されます。

あなたの仕事は、短いメールを１通送るだけで終わってしまいます。

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このように、eeasyは候補日の提示を楽にするだけでなく、日程調整に必要なことをほぼ完全に自動化し、相手の日程調整の手間までなくすことができるのです。

まとめ：候補日を出すのは大変。でもeeasyなら全て解決！

候補日の提案で失敗しないためには、行数や枠のまとめ方・曜日・時間帯などを、相手に合わせて考える必要があります。

その手間や苦労は、１件あたりは小さくても、日ごとに積み重なっていくものです。

eeasyなどの日程調整ツールを使えば、これらの手間や苦労をなくすことができます。

URLを送るだけで調整が終わるので、行数も曜日も時間帯も、何日先まで提示していいのかも考えずに済みます。

相手も日程を１つ選ぶだけで良くなり、わざわざ希望の日程をメールに書く必要もありません。

この方が、速くて確実で、自分も相手も楽だと思いませんか？

もし、この記事を読んでeeasyに興味が湧いたなら、ぜひ今すぐお試し下さい。

どんな複雑な日程調整も自動化できるeeasyの全機能が、無料でお試しいただけます。

一度使っていただけば、今まで悩んでいた候補日を出す作業が、驚くほど快適になるのを実感いただけるはずです。

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よくある質問

候補日は相手に聞くのと、自分から出すのは、どちらが丁寧ですか？

これはSNS上でも議論されているテーマです。結論としては、対面なのか？メールなのか？など、状況によって最適な方法は変わります。詳しくは【コラム】自分から候補日を送るのは失礼？日程調整マナーの「正解」とはをご覧ください。

候補日は何営業日先から出すのが適切ですか？

社外の相手には、当日や翌日を１件目にするのは避け、数営業日先から出します。相手にも予定を確認する時間が必要だからです。すでに関係ができている相手や急ぎの案件では、直近の枠を混ぜても問題ありません。

ただ、中には「とにかく早く、今日～明日で進めたい」というスピード感の人もいます。

eeasyなら、そのようなことを気にせず、当日でも数営業日先でも選んでもらえるような候補日を打診することが可能です。

候補日を出したのに返信がないときはどうすればいいですか？

送信から数営業日たっても返信がなければ、催促のメールを送ります。「先日お送りした日程の件、その後いかがでしょうか」と簡潔に確認します。このとき、件名は変更せず、元のメールへの返信（Re:）で送るようにしましょう。そうすることで、相手も経緯をすぐ思い出せます。逆に、件名を変えると、相手を混乱させてしまうリスクの方が大きいです。