日程調整ツール「eeasy」(イージー)を運営する株式会社Ｅ４(所在地：東京都千代田区、代表取締役社長：杉本 太一朗)は、Googleカレンダー・Outlook予定表といったカレンダーツール上の空き日程を自動で判断しながら日程調整できるツールにおいて、「単位期間」「上限数」を事前に設定しておくことで、日程調整する打合せの数を一定数以下に自動で制限できる技術に関し、特許を取得いたしました。

■本特許技術により実現できること

商談・採用面接などの予定は、空き時間があるからといって無制限に入れられるわけではありません。準備・フォロー・他業務もあるため、カレンダー上に空き時間があったとしても、１日あるいは１週間の中で、商談数や面接数は一定数以下に抑える必要があります。

本特許技術は、このような打合せの上限制御を日程調整と同時に自動で行うための技術です。

《特長》

■「単位期間」「上限数」を指定することで、以下例のような打合せの上限制御が行える。

　　・ １週間のアポ数は、最大10個まで
　　・ １日　の面接数は、最大  2個まで

■「上限数」に達したかどうかの判定には、以下の数などを使用できる。

　　・ 日程調整ツール上の同一設定を使用して日程調整した打合せの数
　　・ 指定条件にマッチしたカレンダーツール上の予定の数
　 　　例：件名に【面接】という文字列が含まれた予定の数
　 　　※本方式では、手動登録した予定も判定対象に含めることができる

■日程調整と同時に「担当者／担当チームの自動割当て」を行う場合にも上限制御ができる。
　その場合の「上限数」は、全員一律／人単位／チーム単位に指定できる。

■特許概要

Googleカレンダー・Outlook予定表に代表されるカレンダーツール上の「空き時間」を自動で判断しながら日程調整できるツールにおいて、主に以下方式によって、ある特定の会議(※１)の数が「単位期間」あたりの「上限数」を超過しないように自動で制限しながら、会議の日程調整ができる技術。

【１】日程調整ツール上において、会議の主催者(※２)は、「主催者側の参加者」、および、上限制御のための「単位期間(※３)」「上限数」を含む、日程調整に必要な調整条件を設定する

【２】主催者は、日程調整ツール上で【１】の調整条件と関連づけられた日程調整用のURL(※４)を調整相手(※５)に送付する

【３】日程調整ツールは、調整相手が日程調整用のURLにアクセスしてきた際に、主催者側の参加者が予定の管理に使用しているカレンダーツールを参照して、調整条件に合致する主催者側の参加者の空き日程を抽出する

【４】日程調整ツールは、ある単位期間における主催者側の参加者の判定対象予定(※６)の数が上限数以上であった場合、該当単位期間における全ての日程を【３】の空き日程から除外し、残った空き日程を候補日程として調整相手に提示する

【５】調整相手は、提示された候補日程の中から会議日程を決定する(※７)

※１：便宜上「会議」としていますが、用途は会議に限定されるものではありません。
※２：会議の主催者は、日程調整ツールのユーザーである必要がありますが、主催者側の参加者である必要はありません。
※３：日、週、月、任意の期間などを指定できます。
※４：便宜上「URL」としていますが、調整相手が日程調整ツールに簡単にアクセスできるものであれば、URL以外のアクセス技術でも代替可能です。
※５：調整相手は、日程調整ツールのユーザーである必要はありません。
※６：「日程調整ツール上の同一設定を使用して日程調整した会議」「指定された条件にマッチしたカレンダーツール上の予定（例：件名に特定文字列が含まれる予定）」などを、判定対象予定とすることができます。また、これら判定対象予定に関する内容を、調整条件として指定させることも可能です。
※７：会議日程が決定した後に、カレンダーツールへの予定の自動登録や関係者への自動通知も可能です。

※補足：本特許には、担当者の「自動割当て技術」と併用する技術も含まれます

本特許には、主催者側の参加者候補の「誰か１人」、あるいは、複数人の参加者候補で構成されたチームの中の「いずれか１チーム」に対して、日程調整と同時に会議を自動で割当てる技術と、当該上限制御の技術とを併用する技術も含まれます。なお、自動割当て技術と併用する場合の「上限数」は、参加候補者の全員一律の上限数はもちろん、人単位／チーム単位に異なる上限数も指定できます。

■日程調整ツール「eeasy」について

eeasyは、Googleカレンダー・Outlook予定表と連携することで、空き日程を自動判定し、ビジネス上の日程調整を自動化するサービスです。（ https://eeasy.jp/ ）

ビジネス上の「ほぼ全てのシチュエーション」に対応できる日程調整機能を備え、また、業界で唯一、多数の特許を有していることにより、業界における圧倒的な機能優位性を誇ります。さらに、eeasyが実施している高度なセキュリティ対策は数多くの上場企業・大企業に評価されていることもあり、すでに、多数の東証プライム上場企業を始めとする30,000社以上にご導入いただいています。

◆ 日程調整の概要
・ 日程調整はURLを相手に送るだけ　　…　最短10秒
・ ダブルブッキングなし　　　　　　　…　常に空き日程で自動調整
・ 予定は自社カレンダーに自動登録　　…　手間も漏れもなし

◆ 対応できる日程調整シチュエーション（一部抜粋）
・ユーザー個人の調整
・社内同席者を含めた調整
・社内メンバーの代理調整
・３社以上での調整
・Web会議の調整 (Web会議URLの自動発行)
・会議場所の同時調整 (訪問・来客時など)
・説明会・セミナーの予約受付
・ルール設定による担当者自動アサイン

■株式会社Ｅ４　会社概要

「当たり前を変える」「新たな概念を創り出す」「より便利にする」「関わる人の笑顔を増やす」、そんなことを目論み、自ら楽しみながら事業を創出・展開していく会社です。

運営する日程調整ツール「eeasy」では、サービス開始10カ月でZoomの導入実績10,000社超を誇るNECネッツエスアイ株式会社(東証プライム)との業務提携を実現し、また、数々の有名ベンチャーを選出してきた富士通アクセラレーターfor Work Life Shiftにおいて採択されるなど、著名な大企業からも多数ご評価をいただき、業界のトップランナーとして注目されています。

《会社概要》
会社名　： 株式会社Ｅ４（読み：イーフォー）
所在地　： 東京都千代田区二番町9番地3
代表者　： 代表取締役社長　杉本 太一朗
設立　　： 2018年7月
URL　　： https://www.efour.jp/