株式会社Ｅ４(所在地：東京都千代田区、代表取締役社長：杉本 太一朗)は、運営する日程調整ツール「eeasy」(イージー)において、会議の「日程」とともに、開催する「場所」や「Web会議方法」を同時に調整できる技術に関して、特許を取得いたしました。

■特許取得の背景

会議は、「複数人が、同じ日時に同じ場所に集まり、会って話し合いをする」という活動のため、会議の開催調整は、開催する「日程」と「場所」の両方を調整する行為に他なりません。

しかし、会議の開催調整は、「日程調整をする」という言葉が広く使われているためか、「日程の調整」だけがクローズアップされやすい傾向にあります。そのため、一般的な日程調整ツールでは、相手との調整は「日程」だけに終始し、「場所」に関しては、「相手に提示できない」「主催者が一方的に通知するだけ」といった機能に留まるため、相手と「場所」を調整する機能はありません。

一方、当社は、当初より、会議の開催調整は「日程」と「場所」の両方を調整する行為である、という本質を捉えてサービスを企画・構想しており、かねてより「日程」と「場所」を同時に調整できる技術を確立し、特許を出願していました。そして、この度、一般的な日程調整ツールでは成し得ない当社独自の技術として承認され、特許を取得することができました。

※ 補足：Web会議における「開催場所」

昨今、Zoom・Google Meet・Microsoft Teams などのWeb会議ツール上で会議を行う機会が増えましたが、Web会議であっても、インターネット上の「場所(＝URL)」を決めて集まることには変わりはありません。今回取得した特許技術には、Web会議における「開催場所」の位置づけとなる「Web会議方法」を、日程と同時に調整して決定する技術も含まれています。

■特許概要

Googleカレンダー・Outlookに代表される外部カレンダー上の空き日程を自動で考慮しながら日程調整できるツールにおいて、開催する会議(※１)に関して、「開催日程」とともに、「開催場所」または「Web会議方法(＝Web会議ツールの種類等)」を同時に調整し、決定できる技術。（特許第６９５２３８８号）

具体的には、以下いずれかを実現する技術。

◆「開催場所」の同時調整

【１】会議の主催者(※２)は、開催する会議に関して、予定している「開催場所」を事前に入力することができ、

【２】調整相手(※３)が日程調整用URL(※４)にアクセスしてきた場合、調整相手に対して、主催者側の空き日程を考慮した「候補日程」とともに、主催者が事前に入力した「開催場所」を表示することができ、

【３】調整相手は、表示された候補日程の中から、「開催日程」を選択・決定し、

【４】さらに、調整相手は、主催者が提示した「開催場所」を変更したい場合には、「開催場所」を変更して決定することができ、

【５】調整相手が決定した「開催日程」および「開催場所」の内容を、主催者が使用する外部カレンダー上に、開催する会議の予定として登録することができる。

◆「Web会議方法」の同時調整

上述の「開催場所」に関する技術内容に関して、「開催場所」という言葉を「Web会議方法」という言葉に置き換えた内容の技術。

※１：便宜上「会議」としていますが、用途は会議に限定されるものではありません。
※２：会議の主催者は、日程調整ツールのユーザーであることが必須であり、主催者が使用する外部カレンダー上の予定(空き日程)を自動で考慮しながら日程調整を行います。
※３：調整相手は、日程調整ツールのユーザーであることは必須ではありません。
※４：会議の主催者が会議の開催調整のために調整相手に通知した、調整相手が日程調整ツールにアクセスするためのURL。なお、便宜上「URL」としていますが、調整相手が日程調整ツールに簡単にアクセスできるものであれば、URL以外のアクセス技術でも代替可としています。

■本特許技術の利用者メリット

本特許技術を使用した日程調整ツールは、利用者に以下メリットを提供可能です。
なお、eeasyは本技術を用いた機能をすでに実装済のため、eeasy利用者は本メリットを享受できます。
また将来は、本技術を使用してさらに利便性の高い機能に拡張予定です。

『相手との「やり取り回数」を削減できる／手早く調整を終えられる』

会議場所が明確に決まっていない中で、従来の調整方法や一般的な日程調整ツールを使用して会議の開催調整をする場合には、まず「日程」を調整・決定し、さらに後追いで「場所」や「Web会議方法」についてのやり取り・調整をする必要がありますが、本技術を使用すれば、相手にURLを送るだけで、「日程」だけでなく「場所」や「Web会議方法」までも同時に調整・決定することができます。つまり、相手とのやり取り回数を削減することができ、手早く会議の開催調整を終えることができます。

■日程調整ツール「eeasy」について

eeasyは、Googleカレンダー・Outlook予定表と連携することで、空き日程を自動判定し、ビジネス上の日程調整を自動化するサービスです。（ https://eeasy.jp/ ）

ビジネス上の「ほぼ全てのシチュエーション」に対応できる日程調整機能を備えており、機能の充実度は業界トップレベルを誇ります。また、機能の充実度や使い勝手の良さだけでなく、eeasyが実施している高度なセキュリティ対策も数多くの上場企業・大企業に評価され、すでに東証一部上場企業を始めとする10,000社以上にご導入いただいています。

◆ 日程調整の概要
・ 日程調整はURLを相手に送るだけ　　…　最短10秒
・ ダブルブッキングなし　　　　　　　…　常に空き日程で自動調整
・ 予定は自社カレンダーに自動登録　　…　手間も漏れもなし

◆ 対応できる日程調整シチュエーション（一部抜粋）
・ユーザー個人の調整
・社内同席者を含めた調整
・社内メンバーの代理調整
・３社以上での調整
・Web会議の調整 (Web会議URLの自動発行)
・会議場所の同時調整 (訪問・来客時など)
・説明会・セミナーの予約受付
・ルール設定による担当者自動アサイン

■株式会社Ｅ４　会社概要

「当たり前を変える」「新たな概念を創り出す」「より便利にする」「関わる人の笑顔を増やす」、そんなことを目論み、自ら楽しみながら事業を創出・展開していく会社です。

運営する日程調整ツール「eeasy」は、高い機能性が評価され、既に10,000社を超える企業にご導入いただいています。さらに、サービス開始10カ月でZoomの導入実績10,000社超を誇るNECネッツエスアイ株式会社(東証一部)との業務提携を実現し、また、数々の有名ベンチャーを選出してきた富士通アクセラレーターfor Work Life Shiftにおいて採択されるなど、著名な大企業からも多数ご評価をいただき、業界のトップランナーとして注目されています。

《会社概要》
会社名　： 株式会社Ｅ４（読み：イーフォー）
所在地　： 東京都千代田区二番町9番地3
代表者　： 代表取締役社長　杉本 太一朗
設立　　： 2018年7月
URL　　： https://www.efour.jp/