大企業向け・中堅企業向け、日程調整ツールの選び方｜導入前に確認すべき５項目

日程調整ツールには様々ありますが、「大企業が導入するのに最適な日程調整ツール」となると、特に厳しくチェックすべき要件があります。

なぜなら、一般的なツールは個人〜小規模チームでの運用を想定しているものが多く、数百人～数千人規模になると運用に耐えられないものがあるためです。

そして、「大企業特有の機能要件」を知らないままツールを決めてしまうと、後から想定外の問題が発生し、効率化どころか手間が増えてしまった・・・という事態になりかねません。

しかし、日程調整ツールの比較記事を調べると、個人や小規模チームの活用例が中心で、大企業に特化した情報はほとんど見当たらないのが実状です。

そこで本記事では、1,000社以上の上場企業に導入されている日程調整ツール「eeasy」が、大企業に必要不可欠な５つのチェックポイントを解説しました。

項目１を読んだだけでも、一般的なツール比較記事では語られていない情報が惜しみなく載っていることがお分かりいただけると思います。

ぜひ、最後までご覧ください。

項目１：導入時、全社員にユーザー登録を促さなくてよいか

大企業の日程調整では、自分の予定を押さえるだけでなく、同僚や上司など、他社員の予定を考慮して日程調整をしたい場面が多々あります。

ここで、前提として知っておきたいのが、商談・面接・会議などの関係者には
「Ｘ（日程調整する人）」と「Ｙ（日程調整はせず参加するだけの人）」がいる
ということです。

前提知識：ツールに必要なデータは「２種類」に分けられる

「商談における同席調整」および「採用面接における代理調整」を例にすると、
ＸとＹは以下のように分けられます。

ここで重要になるのが、「導入を検討している日程調整ツールでは、Ｙのデータを取り込むために、Ｙ本人にも作業をしてもらう必要があるか？」という点です。

上記のポイントを踏まえて、市場にある日程調整ツールを比較すると、以下のようになります。

「Ｙに作業を頼む必要があるか」で比較すると・・・

では、数百人～数万人の「大企業・中堅企業」において、Ａのような「Ｙの情報を自動で取り込めないツール」を選ぶと、どうなるでしょうか？

Ｙ（日程調整しない人）の全員、つまりほぼ全社員に対して、ユーザー登録を頼まなければいけません。

「ユーザー登録と初期設定をお願いします！」
「ユーザー登録と初期設定をお願いします！」
「お願いします・・・」

社長にも役員にも、全員に頼まなければいけません。

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しかも、ユーザー登録をお願いして回るのは、
ツールを導入するときだけではありません。

当たり前ですが、企業では入退社・部署異動があります。
例えば1000人の会社なら、１年間に100人くらいの入れ替わりがあります。

そうすると、１年間で100人、毎月毎月「すみません、ツールの登録を⋯」と、全員にお願いすることになります。

また、ある部門でツールを導入して、その後に人事異動があったとします。
そうすると、新しくメンバーが入ってくる度に「すみません、ツールの登録を⋯」と、お願いすることになります。

中途入社がありました。このようなことは毎月あります。
毎月、その全員にツール登録を頼みますか？

また、去年と今年で、新卒採用の面接官が変わりました。
その全員に、またツール登録を頼みますか？

このように、終わりのない作業を続けないといけないのが、Ａの「Ｙの情報を自動で取り込めないツール」なのです。

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しかも、ユーザー登録を頼んだとしても、すぐに全員が登録を済ませてくれるわけではありません。

日程調整ツールを使わず、会議に参加するだけの人にとっては、そのユーザー登録は、自分のためにやっているわけではないからです。

その結果、みんな登録するのが億劫になるので、「頼んでいるのにユーザー登録してくれない⋯」ということが頻発します。

そして、何度も催促をしなければならなくなるのです。

このような問題は、もし30人の会社であれば、社長が一言「全員ユーザー登録しなさい」と言ったら済む話です。

しかし、貴社のような大企業では、あなたの一言でみんなが即座にユーザー登録してくれるでしょうか？

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この項目は、「ツールとして便利か？」といった話ではありません。

「現実的に、そのツールで本当に運用できるのか？」という、より根本的な話です。

日程調整しない人にもユーザー登録をしてもらわなければいけないツールは、
大人数で使おうとした場合、実際には「使えない」。

現実的に、このような話になってきませんか？

つまり、大企業にとっては、
以下を満たすツールしか選択肢がない、と言っても過言ではないのです。

• 「日程調整しない人」の情報を自動で取り込めるツール
• 「日程調整しない人」にユーザー登録を依頼しなくてもよいツール

項目２：「カスタム調整」に対応しているか

日程調整ツールの機能は、大きく「予約受付ページ」と「カスタム調整」の２種類に分けられます。

「予約受付ページ」は、参加者や、提示する候補日程の条件をあらかじめ指定しておき、予約受付ページのURLを何度も使い回すことができる機能です。

たとえば「自分と上司の２人で、月に50件の商談をこなす」というお決まりのパターンが決まっているのであれば、ページを１つ作り、全ての相手に同じURLを送るだけで、その商談の日程調整を繰り返すことができます。

つまり、予約受付ページとは、日程調整のお決まりのパターンが決まっている場合に、何度も繰り返して使う機能だということです。

ただ、ここで注意すべきことがあります。
大企業の商談は、この固定パターンに当てはまらない場合が多いのです。

例えば、「大企業が、大企業に対して自社のシステムを提案する」という場合、商談の参加者は、その進み具合とともに以下のように変わっていきます。

このように、「商談の進み具合によって、臨機応変に参加者を変える」というカスタム性が求められるのが、大企業における日程調整の典型的なパターンでしょう。

そこで役立つのが、「カスタム調整」という機能です。

カスタム調整とは、日程調整のたびに、参加者と候補日程を自由に選択できる機能であり、以下のような「都度、条件が変わる日程調整」を、ものの数秒で簡単に進めることができます。

上記の前提を踏まえると、大企業で運用する日程調整ツールには「カスタム調整が使えるか？」ということが非常に重要ということが分かるでしょう。

これを基準に、市場にある日程調整ツールを見ていくと、以下の２パターンに分けられます。

日程調整ツールの中には、予約受付ページの機能しか持たないものも少なくありません。

しかし、大企業の商談では、「決まった参加者が繰り返し参加することの方が少ない」というのが実情です。

つまり、カスタム調整に対応していないツールは、大企業の日程調整をすること自体が現実的でないと考えてよいでしょう。

項目３：空いている会議室を同時に確保できるか？

大企業になるほど、社内会議や来客のため、日程調整だけでなく会議室の確保もセットで必要になります。

検討中の日程調整ツールは、会議室との連携機能がどこまで充実しているのかを調べておきましょう。

Ｂの仕様をもつ日程調整ツールなら、会議室の取り合いを心配する必要がなく、再調整も発生しません。

社内会議や来客で、会議室を押さえることが多い大企業にとって、必要不可欠な機能の１つです。

関連項目：会議室は、複数選んでおくだけでOK

通常、会議室連携（自動確保）に対応したツールは、複数の会議室を選択しておけば、空いている１つを自動で確保してくれる仕様になっています。

なので、あなたは、使う可能性のある会議室を３〜５個選んで、そのまま日程調整すればいいだけです。

項目４：セキュリティ認証と運用実績で信頼できるか

通常、大企業では、外部ツールの導入にあたって、IT部門・法務部門による厳格なセキュリティ審査・利用審査が行われます。

この審査を通過できないツールは、そもそも導入の土俵に立てません。

セキュリティ面で大企業から特に重視される主なポイントは以下のとおりです。

確認項目	内容
セキュリティ認証	ISMS（ISO/IEC 27001）などの第三者認証の取得状況
導入実績	超大企業・金融系をはじめ、他の大企業でのセキュリティ審査を通過している実績
SSOツール対応	シングルサインオンツールに対応しているか
セキュリティ機能	権限管理・ログ管理などのセキュリティ機能が備わっているか

上記のセキュリティ関連の項目は、大企業における導入可否を左右する最重要ポイントの１つです。選定段階で必ず確認しておきましょう。

項目５：大企業への導入実績が十分にあるか

最後に確認したいのが、大企業への導入実績です。導入実績が少ないツールは、大企業特有の組織構造・日程調整パターンに対応しきれないリスクがあります。

たとえば、ユーザー数が多く「みんな使ってる」と言われる日程調整ツールでも、選定段階では問題なく見えながら、実際に大企業で運用すると複雑な組織構造に対応しきれないケースがあります。

そこで参考になるのが導入実績です。ここまでお伝えしてきた項目１～４をクリアした日程調整ツールなら、必然的に大企業への導入数も多くなるはずです。

一言でいえば、「大企業ならみんな使ってる日程調整ツールなのか？」という基準を持つことで、選定判断の確度が高まります。

５個のチェック項目をすべて満たす日程調整ツール

ここまでお伝えしてきた５個の項目をすべて満たしているのは、eeasyだけです。

ちなみに、＃１と＃３はeeasyの特許技術なので、eeasy以外のツールでは今後も満たすことはできません。

#	チェック項目	eeasyの対応
１	導入時、全社員にユーザー登録を促さなくてよいか	・日程調整する担当者だけがユーザー登録するだけで、社内メンバーの誰とでも同席調整・代理調整が可能（特許） ・社員の自動連携／手動一括登録（どちらも特許）
２	「カスタム調整」に対応しているか	予約受付ページとカスタム調整の両方に対応。カスタム調整では、日程調整のたびに、同席者と候補日程をものの数秒で指定可能
３	空いている会議室を同時に確保できるか	・会議室の空き状況を自動考慮して日程調整可能 ・複数の会議室を選択すれば、空いてる１つを自動確保 ・会議室の自動連携／手動一括登録（どちらも特許）
４	セキュリティ認証と運用実績で信頼できるか	・ISMS（ISO/IEC 27001）認証を取得 ・SAML2.0のSSOツールに対応済 ・大企業のセキュリティ審査を99.9%以上通過
５	大企業への導入実績が十分にあるか	・東証プライム上場企業をはじめ、70,000社以上が導入 ・国内上場企業の45%以上が利用中

東証プライム上場企業をはじめ、70,000社以上が導入

eeasyを導入している「業界の代表的な企業」

業界	eeasy導入企業の規模感
自動車・製造	連結従業員数30万人超、売上高50兆円超の大手自動車メーカーグループ
総合商社	売上高10兆円超、世界60カ国以上に拠点を持つ総合商社
広告・マーケティング	国内売上高トップクラス、グループ会社100社超の大手広告代理店グループ
通信	売上高５兆円超、連結従業員数５万人超の大手通信キャリア
人材サービス	売上高１兆円超、国内最大規模の人材サービスグループ
住宅設備・建材	東証プライム上場、売上高3,000億円超の住宅設備・建材メーカー
鉄道・不動産	首都圏を中心に鉄道・ホテル・不動産など多角的に事業展開する大手鉄道グループ
建設・エンジニアリング	売上高１兆円超、国内大手ゼネコン・プラントエンジニアリング企業

これだけの規模で、業界を問わず、多くの大企業に選ばれてきたeeasy。
その背景には、「上記５項目のすべてを満たしていた」という理由があります。

実際に、日本の売上高トップ10に入る東証プライム企業様からは、

「大企業の業務に対応できる唯一の日程調整ツールだと思います！」

という評価もいただいています。

大企業に不可欠なセキュリティ対策

項目４で、大企業での導入には、IT部門・法務部門による審査があるということをお伝えしました。

eeasyはISMS（ISO/IEC 27001）認証を取得しており、こうした審査を99.9%以上の通過率で突破してきた実績を持ちます。
（※「カレンダーツールとの連携自体がNG」という企業様以外は、基本的に全ての審査に通過）

「５項目すべてに対応する機能」と「ISMS取得・99.9%以上の審査通過率」の両方を満たし続けてきたことが、数々の名だたる大企業への導入実績に繋がっています。

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eeasyは、全機能を無料でお試しいただけます。

まずは貴社の実際の運用環境にて、無料でお試しください。

何度か使っているうちに、すぐ「こんなパターンの日程調整も可能なのか！」「ここまで自動化できるのか！」と、その圧倒的な機能性を実感いただけるはずです。

＼ 無料でお試しいただけます ／

よくある質問

商談件数が少ない場合は、どのツールでも問題ないですか？

判断の分かれ目は、実は件数ではありません。

もし、「いつも自分一人だけで、社外の人とだけ商談する」という方なら、どの日程調整ツールを使ってもいいでしょう。

ですが、上記以外のシチュエーション、例えば「商談ごとに同席者が変わる」「上司やエンジニアに同席してもらう」「会議室も押さえたい」などの日程調整が１つでもあるなら、eeasyを選ぶのが確実です。

ほぼ全ての日程調整を自動化でき、無料でお試しいただけます。

eeasy：詳細はこちら

グループウェアだけでは何が足りないですか？

グループウェアが対応できないのは、その場面ごとに発生する、細かい条件の日程調整です。

社内の定例会議や組織内の予定共有はグループウェアで完結します。社外でも１対１の日程調整であれば対応できるものが増えています。

一方で、「お客様との商談で、複数の自社メンバーの空き時間を考慮して日程調整する」「日程確定と同時に会議室を確保する」「営業から１名＋技術から１名の組み合わせで担当者を自動で割り振る」といった機能はグループウェアにはない機能で、調整件数が多くなるほど、手動で対応するのには限界があります。

中小企業向けのツールを大企業で導入すると、どうなりますか？

様々な問題がありますが、特に重大なのは、項目１に記載した「ユーザー登録」です。

日程調整しない人にもユーザー登録を強制しなければならないツールは、少人数でのテスト運用では問題ないように見えても、大人数で本格的に運用を始めると一気に破綻します。

社長にも役員にも面接官にも、全員にユーザー登録（ユーザーとしての利用するための初期設定などを含む）を頼むことになります。しかも、入退社・人事異動のたびに頼み直しです。1000人の会社なら、頼まなければならない人は１年間で100人。この運用を続けられるでしょうか？

数人のチームで試すなら、登録を頼むのも、登録していない人に催促するのも、たいした手間ではないかもしれません。しかし人数が増えれば、頼む相手の人数も、催促の回数も比例して増え、その方法自体が成り立たないことに気づくでしょう。